Как RPA помогает людям работать?

Что может сделать RPA, когда других ресурсов не хватает? Интервью с директором по технологическому развитию компании Primo RPA Ильей Кочетовым о программных роботах, реальных кейсах и боли компаний.

На онлайн-встрече Digital4food Андрей Шишкин и Илья Кочетов поговорили о реальном инструменте, который помогает бизнесу работать без сбоев в условиях нехватки персонала. Обсуждали RPA и AI: как с помощью программных роботов и искусственного интеллекта автоматизировать рутину, сократить ошибки, ускорить процессы и снизить нагрузку на сотрудников.

Илья Кочетов привел много кейсов из практики, поделился реальными цифрами и дал понятные рекомендации — как запускать роботов просто и эффективно.

Главные тезисы встречи

• Где пригодятся роботы — там, где не хватает рук, скорости или времени.
• Программные роботы могут брать на себя задачи по поиску персонала, отчетности, управлению учетными системами.
• RPA — это не альтернатива людям, а помощник, снимающий с них рутину.
• Технология достаточно быстро окупается и особенно эффективна в условиях ограниченных ресурсов.
• Главное — правильно отобрать процессы, которые стоит автоматизировать.

А теперь узнаем лично у Ильи Кочетова правду о том, как RPA и AI помогают справляться с нехваткой сотрудников.

Насколько надежно ИИ отбирает кандидатов, и можно ли ему это доверить?

— ИИ — это не финальный арбитр, а помощник. Он может ошибаться, и в этом нет ничего критичного. Важно понимать, что он не заменяет человека. Например, однажды кандидат указал, что окончил Саратовский институт, а ИИ решил, что это Сорбонна — и отмел его как «слишком квалифицированного». Поэтому использовать ИИ как единственный фильтр не стоит. Он экономит время, подбирает релевантных соискателей, но финальное решение остается за человеком.

Ошибки легко отслеживаются — ИИ дает понятные отчеты, с которыми HR может работать. Главное — правильно задать алгоритму команды. Тогда и результат будет прозрачным.

Где разворачивается инфраструктура для роботов — в облаке или у клиента?

— Я не думаю, что в России есть кто-то, кто успешно делает облачных роботов. Бизнес не готов передавать конфиденциальные данные сторонним платформам. Поэтому все разворачивается исключительно в контуре заказчика.

Можно ли самим создавать и настраивать роботов или нужно купить готовое решение?

— Все успешные кейсы RPA, без исключения, — это кейсы, где внутри компании формируется собственная команда по роботизации. С нуля создавать эту команду не всегда просто, поэтому обычно первых роботов внедряет вендор или партнер.  Например, команда Primo RPA. Затем созданная команда по роботизации или внутренний центр компетенций будет самостоятельно писать новых роботов. Для обучения мы открыли бесплатную Академию, предоставляем подробную документацию, видеоуроки и даже демоверсию. Программные роботы — это история про то, что вы сами научитесь автоматизировать необходимые процессы.

Кто должен быть во внутреннем центре компетенций по RPA? С какими способностями, в каком количестве и какие специалисты нужны помимо этого центра?

— На старте достаточно одного человека. Главное — чтобы он горел идеей и имел достаточное влияние в компании для того, чтобы эту идею продвигать. Мы называем его чемпион — человек, который будет защищать, отстаивать и развивать эту идею. Он является главной движущейся силой, а иногда единственным человеком, который вообще нужен. В дальнейшем к нему в команду подключаются ИТ-специалисты, аналитики, разработчики. Существуют методики, как собрать команду — об этом рассказываем в нашем обучающем курсе.

Как понять, какие процессы стоит автоматизировать? С какого количества транзакций целесообразно применение RPA?

— Я видел ситуацию, где транзакций совсем мало, но цена ошибки такая высокая, что внедрение робота окупалось моментально. Если мы говорим про рутинные процессы, то стоит ориентироваться на количество задействованных сотрудников, а не на количество операций. Если человек полностью задействован на задаче, то она может быть автоматизирована на 100%. А если человек тратит на задачку всего 10 минут раз в квартал, скорее всего, эффект не будет заметен.

Зачем RPA, если есть API и другие более идеальные ИТ-системы? 

— Идеального применения ИТ-систем не существует. Люди, которые говорят, что у них идеальные ИТ-системы, как правило, просто обманываются. Даже если вы выстроили все как надо, рано или поздно появятся новые требования бизнеса или государства. RPA — это лекарство для человеческого несовершенства, которое закрывает пробелы между системами, пока не построена система мечты. Роботизация позволяет быстро, дешево и качественно решить текущие задачи.

Применяют ли RPA там, где не стоит — и как быть в таких случаях?

Вспоминается история с системой «Меркурий», когда в начале ее запуска многие компании, особенно небольшие, оформляли ветеринарные сертификаты вручную. Затем появились три варианта:

• Делать все вручную через веб-интерфейс;
• Подключаться через целевой API (идеальный вариант);
• Использовать RPA-роботов, чтобы переносить данные из учетных систем в веб-интерфейс.

RPA стал спасением — компании смогли быстро наладить процесс. Но разработчики «Меркурия» не были готовы к такому наплыву: веб-интерфейс не выдерживал нагрузку.

— Это вовсе не пример неуместного применения. Напротив — это пример гибкости и скорости. Когда появляется срочная задача и нет времени или ресурсов на полноценную интеграцию, RPA — отличное решение. Роботы можно быстро развернуть, получить пользу уже сейчас, а параллельно запланировать переход на API в будущем.

И это работает не только в пищевке. RPA активно применяют в банках, ритейле, в работе с «Честным ЗНАКом» и другими регуляторами, как временное, но надежное решение. Срок окупаемости меньше года, а эффект ощутимый. В будущем компания может уйти на целевую платформу, когда ей это захочется.

RPA — это временное решение, как лейкопластырь?

— Да, но не всегда. Многие внедряют роботов временно, а потом годами используют их без проблем. Если инструмент решает задачу быстро и эффективно, то нет смысла задумываться о его замене. 

Если совсем коротко

Там, где не хватает рабочих рук, скорости или ресурсов, RPA и AI помогают автоматизировать рутину, снизить количество ошибок и освободить команду для действительно важных задач. Начать с роботов можно быстро, недорого и без боли — главное, чтобы в компании нашелся человек, который этим «загорится». А если такой человек уже есть — самое время дать ему в руки инструмент.

А еще — приходите на конференцию «Цифровизация пищевой отрасли»! Во второй день мы подробно поговорим про RPA в пищевом производстве: 

• Расскажем, как автоматизация помогает решать реальные задачи.
• Разберем кейсы.
• Дадим максимум полезной информации. 

Будет интересно всем, кто хочет двигаться в сторону эффективности.