Электронные транспортные накладные в пищевой отрасли: полный разбор онлайн-встречи Digital4food

С 1 сентября 2026 года электронный документооборот в сфере грузоперевозок становится обязательным для всех участников рынка. Электронные перевозочные документы — это уже не «завтрашние фантазии государства», а сегодняшняя реальность, к которой нужно подготовиться. Для пищевых производителей этот переход особенно чувствителен: высокая скорость отгрузок, короткие сроки годности продукции и жёсткие требования торговых сетей не оставляют права на ошибку.

На онлайн-встрече, организованной сообществом Digital4food, спикеры из компании «Константа» и «СберКорус» подробно разобрали, что представляет собой новая система, какие процессы она затрагивает, как к ней подготовиться и что будет, если этого не сделать. В этой статье — подробный пересказ всего, что прозвучало на встрече, без воды и с конкретными рекомендациями.

 

Спикеры встречи

Ирина Правская, руководитель департамента разработки компании «Константа» (отраслевой интегратор, работающий исключительно с пищевыми производителями), выступила модератором и основным спикером первой части. Она рассказала о сути новой системы, разобрала типовые цепочки перевозок на примере среднестатистического пищевого предприятия и объяснила, как новые требования встраиваются в учетные процессы.

Андрей Коченков, коммерческий директор «СберКорус», представил возможности компании как аккредитованного оператора ГИС ЭПД, рассказал о способах подключения и ответил на вопросы о роуминге между операторами.

Сергей Филич, ведущий эксперт отдела продаж «СберКорус», и Марк Барков, ведущий эксперт отдела внедрения «СберКорус», провели живую демонстрацию работы системы на тестовом контуре — от создания заказ-заявки до подписания всех четырех титулов ЭТрН.

 

Что такое ГИС ЭПД и почему это касается каждого

ГИС ЭПД – это новая государственная информационная система от Министерства транспорта РФ, призванная обеспечить контроль за перевозками. С 1 сентября 2026 года работа в этой системе становится обязательной, а электронный документооборот в сфере перевозок перестаёт быть добровольным. Юридическое основание – 140-й федеральный закон.

Ключевое отличие от уже знакомых пищевикам систем вроде «Честного Знака» или «Меркурия»: предприятие не может работать с ГИС ЭПД напрямую. Если в «Меркурии» или «Честном Знаке» у компании есть личный кабинет, куда можно зайти и работать самостоятельно, то здесь между предприятием и государственной системой появляется обязательное звено – оператор. Именно через аккредитованного оператора идёт весь обмен документами с ГИС.

 

Что будет, если не подготовиться

Часто, когда что-то становится обязательным, первый вопрос – «а что будет, если не делать?» Так было с «Меркурием», так было с «Честным Знаком», так и здесь.

Отдельного пункта о штрафах именно за неиспользование электронного документооборота в перевозках пока нет. Однако ЭТрН с 1 сентября становится обязательным элементом в пакете документов, который должен предоставить водитель при проверке. Если водитель на момент проверки не имеет электронной транспортной накладной – он уже нарушает законодательство, потому что это стало нормой.

Но главный финансовый удар – в другом. Результатами работы системы пользуется ряд государственных органов, в том числе ФНС. Налоговая прямо говорит: доставки и затраты на доставку, которые прошли мимо ГИС ЭПД, не будут признаваться. Предприятие просто не сможет подтвердить расходы на транспорт. А доставка – далеко не самая маленькая статья расходов.

«Доставки и затраты, которые прошли мимо этой системы, просто не будут признаваться. По сути, деньги испарились в воздух» – Ирина Правская, «Константа»

 

Какие документы становятся обязательными

Система работает с тремя ключевыми типами документов:

Электронная транспортная накладная (ЭТРН) – основной документ, подтверждающий перевозку от грузоотправителя через перевозчика к грузополучателю. Становится обязательной с 1 сентября.

Заказ-заявка – документ, фиксирующий согласование условий перевозки: информация о грузе, маршруте и транспорте. То, что раньше можно было решить звонком — «нам нужна машина, отвезите, пожалуйста» — теперь оформляется в системе. Тоже становится обязательной с 1 сентября.

Путевой лист — пока его перевод в электронный формат остаётся добровольным. Но, как заметили спикеры, всё, что когда-то было добровольным в государственных системах, рано или поздно становится обязательным.

Кроме того, для работы с экспедиторскими компаниями существуют поручение экспедитора и экспедиторская расписка — они тоже входят в состав перевозочных документов.

 

Собственный или наемный транспорт: в чем разница

Это принципиальный вопрос. Обязательность оформления документов зависит от того, на чьем транспорте осуществляется перевозка:

Наемный транспорт — каждая перевозка обязательна к оформлению в системе. Без исключений.

Собственный транспорт — пока предприятию дают добровольно оформлять электронные путевые листы. Однако спикеры рекомендуют готовиться и к этому.

Важный нюанс: если предприятие перемещает продукцию между своими площадками (например, с завода на склад) в рамках одного юрлица, но не на собственном транспорте — такое перемещение тоже требует оформления. Не важно, что именно везётся: готовая продукция, сырьё или материалы. Каждое движение товара на транспорте, не принадлежащем владельцу этого товара, должно быть оформлено.

Ещё один момент, о котором легко забыть: если доставка даже собственным транспортом оформлена в документах как отдельная услуга и за неё берутся деньги — это тоже требует документального подтверждения.

 

Типовые цепочки пищевого предприятия

Ирина Правская разобрала, как новые требования ложатся на процессы типичного пищевого производителя — с несколькими площадками, складами, поставщиками и покупателями. Получилось четыре основных направления:

Поступление сырья. Если предприятие забирает сырьё у поставщика наёмным транспортом, либо поставщик заказывает наёмный транспорт — предприятие участвует в цепочке документооборота. В зависимости от того, кто заказывает транспорт, появляются разные шаги.

Возврат поставщику. Заказали лишнее, пришло некачественное — любое обратное перемещение товара тоже требует оформления.

Внутренние перемещения. Перемещение между подразделениями предприятия, если используется не собственный транспорт.

Отгрузка покупателям. Самая частая и объемная цепочка. Количество отгрузок в пищевой отрасли нередко измеряется десятками и даже сотнями в день. При работе с торговыми сетями требования особенно строгие, и подготовиться нужно качественнее — штрафные санкции сетей за нарушения хорошо известны каждому производителю.

 

Как устроена электронная транспортная накладная

ЭТрН предполагает участие трех обязательных сторон: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Пищевое предприятие может выступать в любой из этих ролей, а в некоторых случаях — даже в нескольких одновременно (например, если внутренние перевозки осуществляет отдельное юрлицо с собственным автопарком).

Документ проходит через четыре обязательных титула:

1. Титул 1 (Т1): грузоотправитель подтверждает — «я отдал товар».
2. Титул 2 (Т2): перевозчик подтверждает — «я принял товар».
3. Титул 3 (Т3): перевозчик подтверждает — «я отдал товар» (в точке доставки).
4. Титул 4 (Т4): грузополучатель подтверждает — «я принял товар».

Помимо обязательных, существуют четыре необязательных титула: два связаны с взаиморасчётами, два — с действиями перевозчика (смена водителя или смена маршрута).

Важно: разные участники цепочки могут работать через разных операторов. Грузоотправитель — через одного, грузополучатель — через другого. Оператор сам передаёт данные в ГИС.

«Даже в одной цепочке перевозки теоретически могут участвовать четыре разных оператора. Всё это поддерживается — на то обязывает законодательство и ФНС. И самое главное — это работает» — Андрей Коченков, «СберКорус» 

 

Тип доставки определяет сценарий

Спикеры подробно разобрали, почему так важно правильно указывать тип доставки в учетной системе. Именно от него зависит, нужно ли оформлять ЭТрН и кто за это отвечает.

Самовывоз на собственном транспорте клиента. Клиент приезжает, получает право собственности на товар и увозит его на своей машине. Предприятие-продавец в этом случае никаких ЭТрН не оформляет — клиенту нужен только его путевой лист.

Самовывоз на наемном транспорте клиента. Здесь ситуация сложнее. Покупатель является заказчиком перевозки и формирует заказ-заявку. Он же создаёт ЭТрН и подписывает Т1. Предприятие-производитель выступает только лицом, ответственным за погрузку, — контролирует, что товар в нужном количестве передан водителю.

Доставка наемным транспортом предприятия. Предприятие само заказывает транспорт, формирует заказ-заявку и ЭТрН, подписывает Т1 как грузоотправитель.

 

Интеграция с учетной системой

Ирина Правская подчеркнула: ключевая ошибка — воспринимать переход на ЭТрН как «добавили три кнопочки в систему». На первый взгляд цепочка кажется простой, но если пройтись по шагам даже самого базового сценария, набирается внушительный список: принять заказ, согласовать, добавить в задание на доставку, сформировать заказ-заявку, отправить в ГИС ЭПД, получить подтверждение, проконтролировать статус, оформить реализацию, сформировать Т1, передать в ГИС, проверить подписание Т3 и Т4…

И это только одна цепочка — самая простая. А ведь таких цепочек на каждый вид доставки — своя. Плюс отклонения: частичная приемка, полный отказ, возвраты разными способами.

Работать в двух параллельных системах (учётная + система оператора), перенося данные вручную, на сколько-нибудь значимых объёмах нереально. Человеческий фактор и ошибки неизбежны. Поэтому оптимальный путь — нативная интеграция решения оператора в учётную систему, чтобы минимизировать ручной перенос данных.

 

Как работает система «СберКорус»: демонстрация

Сергей Филич и Марк Барков показали работу системы на живом тестовом контуре. «СберКорус» предлагает несколько способов работы в зависимости от масштаба предприятия:

Веб-сервис — вход по логину и паролю через браузер. Подходит для небольших предприятий с объёмом до 15 документов в день. Простой и недорогой доступ, покрывает все основные потребности.

Модуль 1С — для предприятий с большим объёмом документов. Устанавливается как расширение к существующей конфигурации 1С. Модуль автоматически подтягивает данные из первичных документов (например, из реализации) в ЭТРН, минимизируя ручной ввод. Поддерживаются конфигурации от УТ 10Е3 до ERP 2.4 и 2.5.

Коннектор с автоподписанием — для ситуаций, когда водитель в пути без электронной подписи. Позволяет диспетчеру удалённо подписать документы усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).

API — для предприятий с «тяжёлыми» учётными системами, которым нужна глубокая интеграция.

Мобильное приложение для водителя — работает на Android и iOS. Водитель подписывает свои титулы простой электронной подписью (ПЭП). В приложении отображается QR-код, который водитель предъявляет при проверке на дороге вместо бумажных документов. Есть возможность прикрепить фотографию груза при приёмке — полезно при возникновении споров.

На демонстрации были показаны несколько сценариев:

Стандартная отправка. Грузоотправитель создаёт заказ-заявку → перевозчик принимает и заполняет данные о водителе и транспорте → на основании заказ-заявки автоматически формируется ЭТРН → далее последовательно подписываются все четыре титула.

Замена водителя в рейсе. Если машина сломалась или сменился водитель — в личном кабинете диспетчера можно заменить водителя, транспортное средство или и то, и другое одновременно.

Частичная приёмка. Грузополучатель может принять груз полностью, частично или отказаться от приёмки. Все варианты фиксируются в системе.

Переадресация груза. Если приняли не всё (например, из 10 палет осталось 2), транспортная компания связывается с грузоотправителем и по его указанию везёт остаток — либо обратно, либо другому грузополучателю. Создаётся дополнительный титул переадресации.

Работа с экспедиторами. Один из самых частых вопросов на встрече. Когда экспедиторская компания не может самостоятельно насытить ЭТРН всеми данными, грузоотправитель формирует за экспедитора черновик документа. В документе грузоотправитель указывается как заказчик, экспедитор становится грузоотправителем, а нанятый им перевозчик — перевозчиком.

 

Расхождение данных о грузе: исправительная ЭТрН

Отдельно разобрали частый кейс — когда вес или количество товара на отгрузке и при приёмке не совпадают. Типичный пример: зерно с поля насыпали в машину «на глаз», а точный вес узнали только на элеваторе при взвешивании.

В такой ситуации первый титул нельзя просто отредактировать — «зачеркнуть 10, написать 9,5» не получится. Нужно сформировать исправительную ЭТрН — дополнительный документ, который корректирует изначальные данные. При этом транспортная компания выставляет счёт грузоотправителю именно за фактический объём перевозки (9,5 тонн, а не 10), и система это видит и учитывает.

Ситуация, когда отправили 10, приняли 9,5 и ничего с этим не сделали — недопустима.

 

Свобода выбора оператора и роуминг

Один из самых популярных вопросов на встрече — про привязку к оператору. В EDI исторически складывалась ситуация, когда торговая сеть диктовала оператора, и выбора не было. В ГИС ЭПД государство это предусмотрело.

Предприятие свободно выбирает оператора исходя из своих потребностей. Традиционный электронный документооборот может идти через одного оператора, а перевозочные документы — через другого. Даже в рамках одной цепочки ЭТрН каждый участник может работать через своего оператора.

На момент встречи роуминг между операторами ещё требует ручной настройки — нужно отправить заявку, оператор её принимает. Но Андрей Коченков заверил, что к 1 сентября планируется авторонинг — автоматическая настройка межоператорского обмена.

 

Подконтрольная продукция: дополнительные сведения

Для пищевой отрасли важен ещё один нюанс: если продукция подлежит ветеринарному контролю (а это значительная часть продуктов питания), в ЭТрН необходимо указывать дополнительные сведения — в частности, данные ветеринарных свидетельств. Это неотъемлемая часть информации о грузе, и она обязательна к заполнению.

 

Советы спикеров

На протяжении всей встречи спикеры давали практические рекомендации. Вот главные из них:

Не откладывайте на 25 августа. Подключиться и зарегистрироваться можно быстро, но перестроить процессы — нет. Если у предприятия не два контрагента и пять заказов в день, а реальный объём отгрузок, — подготовка займёт время.

Начните с аудита процессов, а не с выбора системы. Если текущие процессы автоматизированы неоптимально, неудобно или вообще не автоматизированы — не стоит «на хромое накладывать ещё один кирпичик». Сначала проверьте и простройте процессы, потом встраивайте новую систему.

Привлекайте партнёров, которые понимают процессы. При выборе оператора и системы важно работать с теми, кто помогает не просто «добавить кнопочки», а выстроить процессы с учётом специфики конкретного предприятия.

Не забывайте отражать отклонения в учётной системе. Частичная приёмка, переадресация, возвраты — всё это должно быть зафиксировано и в ГИС ЭПД, и в вашей учётной системе. Иначе в конце отчётного периода будете «ходить в панике и искать концы».

Готовьтесь к электронным путевым листам тоже. Пока они необязательны, но тренд очевиден: количество обязательных документов будет только расти.

Лучше сделать хотя бы что-то быстро, чем не сделать вообще ничего. Даже если вы опаздываете с подготовкой — начните. Операторы готовы помогать в том числе тем, кто «тянул до последнего».

 

Вывод

Переход на электронные перевозочные документы — не разовая техническая настройка, а перестройка процессов предприятия. Система новая для всего рынка: наработанной практики пока нет, нюансов много, а каждое предприятие в стране должно будет оформлять эти документы с 1 сентября.

Четыре месяца до дедлайна — это немного, учитывая, что нужно провести аудит логистических цепочек и первичного учёта, выбрать оператора, настроить интеграцию с учётной системой и обучить команду. Спикеры единодушны: начинайте сейчас, начинайте с процессов, и не пытайтесь решить всё за два дня.