Прослеживаемость. Кому, когда и для чего?

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, ERP4FOOD.

Вводная/актуальность

Вопрос прослеживаемости на пищевом предприятии звучит сейчас из каждого утюга, но заказчики не всегда понимают, зачем нужна прослеживаемость, как ее организовать и какие эффекты можно получить от нее.

Чаще всего потребность в прослеживаемости обусловлена сложностями с прохождением аудитов безопасности пищевой продукции. Чтобы предоставить отчеты, которые требует аудитор (например, от торговой сети), сотрудник несколько часов, а то и дней собирает данные из журналов (и ему надо платить за это зарплату). Если доверить эту функцию системе, это займет у ответственного сотрудника порядка 15 минут.

Еще с запросом на «прослеживаемость» приходят люди, когда хотят считать оперативную себестоимость, контролировать потери на производстве, упростить взаимодействие с ГИСами и т.д.

Обратите внимание, у всех запрос одинаковый – «хотим прослеживаемость». Но дело в том, что необходимая глубина автоматизации зависит от реальной потребности и в каждом из случаев она разная. И потенциальные затраты на проект тоже. 

Дмитрий Карсаков, аналитик 1С отраслевого решения ERP4FOOD, подготовил для цикл статей, чтобы разобраться с этим сложным и неоднозначным вопросом:

• синхронизировать понимание термина “прослеживаемости” и ее видов;
• понять, что нужно делать предприятию и с какими трудностями придется столкнуться на пути к тому или иному виду;
• определить, какие требования можно и нужно предъявлять к интегратору/системе/оборудованию.

В этой статье хочется задать систему координат, на которую мы будем ориентироваться далее:

• что такое прослеживаемость и почему все понимают под этим термином разное;
• ключевые и наиболее распространенные виды прослеживаемости;
• кому, когда и для чего каждый из видов нужен.

Терминология: что такое прослеживаемость

Для начала разберемся в терминологии, а что такое прослеживаемость. Возьмем определение из технического регламента таможенного союза «О безопасности пищевой продукции ТР ТС 021/2011»:

Прослеживаемость пищевой продукции – возможность документарно (на бумажных и (или) электронных носителях) установить изготовителя и последующих собственников находящейся в обращении пищевой продукции, кроме конечного потребителя, а также место происхождения (производства, изготовления) пищевой продукции и (или) продовольственного (пищевого) сырья.

Сложно? Сложно! А если по-простому, то прослеживаемость – это возможность явно понять, в какой момент, где и из чего была изготовлена продукция на каждом производственном переделе.

Возникает ряд вопросов:

• Нужно ли дополнять цепочку прослеживаемости фактическими количественными и весовыми значениями? Или достаточно нормативных? 
• А качественными характеристиками?
• А стоимостью сырья, полуфабрикатов и готового продукта? 
• А параметрами технологического процесса или условиями хранения? 

Для каждой клиентской задачи (считать с/с, проходить аудиты…) ответы на эти вопросы разные.

Если вовремя не выяснить, что на самом деле нужно предприятию, может случиться следующее:

• вы переплатите за ненужный функционал системы (дороговато айфоном гвозди забивать, хотя можно…)
• вы узнаете ценник за внедрение, испугаетесь и вообще не будете ничего внедрять (хотя реальную вашу задачу можно решить гораздо дешевле)
• вы могли бы решить задачу уже «завтра», но ввязались в проект, который идет годы

Чтобы избежать неоправданных ожиданий и конкретизировать данное широкое понятие, предлагаю выделить 4 наиболее распространенных вида прослеживаемости и определить, кому, когда и для чего они нужны.

Виды прослеживаемости

Прослеживаемость по партиям

Что это? Это самый базовый уровень прослеживаемости, который позволяет понять, что где, когда и из чего производилось.

Кому? Потребность в данном виде прослеживаемости возникает, в первую очередь, у специалистов учетного отдела.

Когда? 

• Когда становится невозможно проходить аудиты, собирая учет из бумажных носителей или системы, не предназначенной для этого. 
• Когда необходимо контролировать партии при негативной обратной связи и своевременно отбраковывать, НО не предупреждать отклонения по качеству в режиме онлайн.
• Когда необходимо построить фундамент для другого вида прослеживаемости с поддержкой интегратора и масштабировать самостоятельно.
  

Прослеживаемость по количеству

Что это? Уровень прослеживаемости, который наслаивается на предыдущий уровень, дополняя его фактическими, количественными и весовыми данными. 

Кому? Прослеживаемость по количеству напрямую не обусловлена требованиями аудитов, поэтому такой вид прослеживаемости необходим управляющему составу производственных участков для контроля производственного процесса. 

Когда? 

• Когда возникает необходимость контролировать и соответственно снижать потери при хранении и производстве.
• Когда становится невозможным получать актуальные складские остатки в режиме онлайн и опираться на них при принятии решений.
• Когда необходимо получать нормативно-фактическую аналитику по соблюдению рецептур, НО не контролировать отклонения.

Прослеживаемость по финансам

Что это? Следующая ступенька прослеживаемости, которая накладывается на предыдущие две и существовать обособленно не может, т.к. достоверная себестоимость напрямую зависит от достоверного количественного учета. 

Кому? Этот уровень прослеживаемость необходим специалистам коммерческого, экономического, финансового отделов. 

Когда? 

• Когда «посмертный» расчет себестоимости, например за месяц, не дает возможности управлять стоимостными показателями вырабатываемой продукции.
• Когда становится невозможным оценить рентабельность отгрузок.

Прослеживаемость по качеству

Что это? Аналогично прослеживаемости по финансам, данный уровень дополняет прослеживаемость по количеству, но уже качественными показателями производимой продукции.

Кому? Потребность в организации такой прослеживаемости возникает у службы качества и технологического отдела для повышения уровня качества продукции. 

Когда? 

• Когда возникает потребность контролировать и ПРЕДУПРЕЖДАТЬ отклонения в качестве производимой продукции в режиме онлайн.
• Когда необходимо снизить человеческий фактор на предмет соблюдения технологии при производстве продукции.

В заключении, хочется подчеркнуть, что все эти 4 вида объединяет термин «прослеживаемость», хотя разные виды преследуют разные управленческие цели и требуют разной степени вовлеченности и организационных изменений. 

И несмотря на то, что все описанные виды последовательно зависят друг от друга и/или частично пересекаются, нужно явно определить «на берегу» какую задачу предприятие решает в первую очередь, чтобы ожидания и реальность по результатам, бюджетам и срокам проекта были одинаковы.

В последующих статьях детально рассмотрим каждый из видов прослеживаемости и ответим на вопрос: А что же нужно делать предприятию, чтобы организовать такую прослеживаемость и не набить шишек?