От ручных доработок к управляемому зарплатному контуру: кейс Птицефабрики «Рефтинская»

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией «Константа»

О клиенте

АО «Птицефабрика „Рефтинская“» — одно из крупнейших птицеводческих предприятий на Среднем Урале, основана в 1981 году. Компания занимается разведением сельскохозяйственной птицы, а также производством и переработкой мяса бройлеров. Фабрика обеспечивает полный цикл производства и входит в число крупнейших производителей региона по объемам выпуска. 

Предпосылки к проекту

ERP-система на предприятии долгое время дорабатывалась без обновления релиза. Более года изменения вносились вручную, из-за чего программный продукт отставал от требований законодательства, а отчетность устаревала быстрее, чем успевали ее адаптировать.

При этом каждое обновление становилось все более трудозатратным, как с точки зрения бюджета, так и с точки зрения рисков. Поддерживать соответствие форм и расчетов становилось все сложнее.

На фоне ужесточения требований со стороны ФНС, СФР и других органов, предприятие столкнулось с рядом проблем:

• Формы отчетности часто не соответствовали актуальным требованиям;
• Внедрение новых регламентов занимало слишком много времени;
• Ручной труд и двойной ввод данных увеличивали нагрузку на бухгалтерию;
• Повышались риски штрафов и несвоевременной сдачи отчетности;
• Усложнялась поддержка системы из-за нестандартных доработок;

Вместе с «Константой» компания приняла решение вынести расчет заработной платы в отдельный, регулярно обновляемый контур с полной интеграцией в действующую ERP, чтобы сохранить стабильную архитектуру учета и не ломать рабочие производственные процессы.

Цель проекта

Перевести кадровый учет и расчет заработной платы в современную систему, чтобы обеспечить корректные начисления и автоматическое формирование отчетности в соответствии с требованиями законодательства. 

Дополнительные цели:

• сохранить контроль над штатным расписанием,
• ускорить процессы приема сотрудников,
• сократить объем ручных операций при сдаче форм в СФР, ФНС и ФСС.

Задачи проекта

Проект был направлен на решение следующих задач:

1. Обеспечить корректный расчет заработной платы с учетом всех видов начислений, удержаний, переработок и сдельной оплаты.
2. Автоматизировать кадровый учет с возможностью контроля за изменениями в штатном расписании и ускорения процессов приема сотрудников.
3. Оставить табельный учет и сдельный расчет в действующей ERP, обеспечив полную интеграцию с системой расчета заработной платы.
4. Перенести учет по картам питания и натуральным доходам с возможностью загрузки из внешних источников, как было реализовано ранее.
5. Сократить ручной труд в части подготовки квартальной отчетности за счет системной автоматизации и снижения количества дублирующих операций.

Особенности реализации

Система внедрялась с учетом пожеланий сохранить привычные бизнес-процессы на производстве. Мастера и табельщики продолжили работать в ERP: табельный учет и расчет сдельной оплаты остались в прежней системе. В ЗУП перенесены только те процессы, где это действительно требовалось по закону и для повышения прозрачности расчетов.

Для согласованной работы систем команда «Константы» реализовала интеграцию, позволяющая подтягивать данные о табеле, сдельной оплате и натуральных доходах из ERP и внешних источников. За счет этого удалось избежать дублирования информации и сохранить целостность расчетов.

Особое внимание уделили штатному расписанию: был реализован контроль за его изменениями и история фиксации. Также в системе были настроены шаблоны расчета заработной платы с учетом различных категорий сотрудников, надбавок, переработок и других параметров.

Отчетность в СФР, ФНС и ФСС теперь формируется в самой системе, с учетом актуальных требований и без ручной корректировки форм.

Эффекты

Внедрение системы персоналом позволило автоматизировать расчеты, ускорить кадровые процессы и снять лишнюю нагрузку с сотрудников. Благодаря интеграции с ERP удалось сохранить привычные для мастеров и табельщиков процессы, при этом повысив прозрачность и управляемость расчетов.

Компания добилась ощутимых улучшений за счет:

• Сокращения ручного труда — расчеты теперь производятся автоматически, без дублирования данных и без участия ИТ-специалистов.
•  Ускорения подготовки отчетности — формы для СФР, ФНС и ФСС заполняются в системе по актуальным форматам.
• Сохранения привычных процессов на производстве — табель и сдельная оплата остались в ERP, что позволило избежать переобучения сотрудников.
• Повышения прозрачности расчетов — все начисления, удержания и переработки фиксируются централизованно, с едиными правилами.
• Контроля за изменениями в штатном расписании — система отслеживает структуру и историю изменений, предотвращая ошибки.
• Единого подхода к расчету ЗП — данные из разных источников собираются автоматически, включая информацию по картам питания и выплатам пенсионерам (бывшим сотрудникам).

Вывод

Проект для АО «Птицефабрика „Рефтинская“» показал, что перевод кадрового учета и расчета заработной платы в специализированный, регулярно обновляемый контур — это рабочий способ навести порядок в расчетах и отчетности, не ломая при этом устоявшиеся процессы производства.

Система берет на себя актуальность форм и алгоритмов, снижает нагрузку на бухгалтерию и ИТ, а интеграция с ERP сохраняет привычный для мастеров и табельщиков сценарий работы. В результате предприятие получает управляемый зарплатный контур, меньше рисков штрафов и сбоев, больше прозрачности и времени на задачи, которые действительно влияют на бизнес-результат.

Отдельную роль в успехе проекта сыграла отраслевая экспертиза интегратора: глубокое понимание требований регуляторов и практики учета в пищевой отрасли позволило выстроить решение так, чтобы оно было не только формально корректным, но и удобным для ежедневной работы бухгалтерии и службы персонала.