Кейс проекта автоматизации бизнес-процессов регламентированного учета, сквозного планирования и аналитической отчетности ООО «Молочная Ферма»

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией Константа.
Заказчик: ООО «Молочная Ферма»
Исполнитель: ООО «Константа-НН»
Предпосылки к смене платформы:
Ключевая особенность проекта заключалась в его обширной инновационной составляющей. Заказчик не ограничился запросом на обновляемость системы регламентированного учета, хоть это и было отправной предпосылкой старта проекта. Ранее бухгалтерский и налоговый учет велся в «1С:УПП Молокозавод», поддержка которой планировалась вендором к прекращению.
Совместно с Константой на предприятии был выявлен ряд бизнес-потребностей и сформирован широкий перечень доработок выбранного ПО для их закрытия. Основной акцент был сделан на интеграционных и аналитических возможностях новой системы.
Цели и задачи проекта:
1. Перенос бизнес-процессов, связанных с регламентированным учетом, бухгалтерской и налоговой отчетностью ООО «Молочная Ферма» из системы «1С:УПП Молокозавод» на «1С:ERP» с целью получения возможности дальнейшего обновления системы
2. Внедрение блока Казначейства на базе «1С:ERP» с целью повышения оперативности контроля движения денежных средств предприятия
3. Автоматизация сквозного планирования продаж, производства и закупок с целью получения:
- оперативных планов продаж и анализа эффективности продаж по менеджерам
- оперативных потребностей в сырье для целей производства
- потребностей в закупке сырья с учетом фактических остатков, минимальной партии закупки и страхового запаса
4. Реализация аналитической отчетности по управленческому учету и продажам с целью экономического анализа деятельности предприятия
Результаты проекта и польза от внедрения системы:
1. Запущено ведение регламентированного бухгалтерского и налогового учета в целевой системе «1С:ERP».
Предприятие получило обновляемую систему бухгалтерского и налогового учета. При этом проект был реализован в крайне сжатые сроки. Договор на моделирование системы был подписан только в сентябре. Цель исполнить все в срок выглядела очень амбициозной. Но несмотря на это, подготовка и сдача бухгалтерской и налоговой отчетности за первый квартал 2024 года была произведена своевременно и успешно.
Экономисты и финансисты получили большой пул отчетов для отслеживания деятельности предприятия (Отчет по Валовой прибыли предприятия, Ведомость по транспортной логистике, Отчет по Дебиторской задолженности, сводный отчет по казначейству – Платежная ведомость и т.д.)
2. Внедрено сквозное планирование продаж, производства и закупок с учетом различных факторов: складских остатков, изменения характеристик сырья (жирность молока, жирность нормализованной смеси и т.д.), минимальной партии закупки товара.
Настроенный функционал и источники планирования позволяют пользователю оперативно получать информацию о потребностях и количестве сырья к закупке с минимальными ручными расчетами. Отчетность по сформированным планам позволяет получать полную информацию о потребностях для исполнения планов производства, а также об отклонениях в исполнении планов продаж в разрезе каждого менеджера, исполнении планов закупок.
3. Внедрен блок Казначейства на базе типового функционала «1С:ERP».
В том числе разработан сводный отчет «Платежная ведомость» для согласования заявок на расход денежных средств руководящим составом предприятия и подключена касса для учета розничных продаж.
Инновационность проекта и бизнес-польза от внедрения:
4. Реализована интеграция между «1С:ERP» и «1С:УПП», позволяющая обмениваться данными с высокой скоростью.
- Механизм многопоточного проведения документов
Часто в отложенном проведении возникает ситуация, когда документы реализации стопорят весь процесс проведения из-за блокировок по взаиморасчетам. Особенно это проявляется на “тяжелых” контрагентах — тех, по которым ежедневно проходит большой объем документов. Вследствие этого каждый такой документ может проводится по 2-3 минуты, что блокирует оперативное проведение документов других контрагентов и вообще других типов документов.
Многопоточность решила эту проблему:
1) сделав поток документов реализации обособленным от других типов документов,
2) разбив поток документов реализации по контрагентам (договорам, складам).
Таким образом даже при отложенном проведении все документы обрабатываются оперативно – не приходится дожидаться, пока до каких-то документов дойдет очередь после “тяжелых” контрагентов.
- Приоритезация документов
Выстроена приоритезация документов, чтобы те, которые имеют наибольшую важность, первыми оказались в базе-приемнике. Например, это важно для выписки чеков по документам Реализации, которые должны прийти из «1С:УПП».
5. Внедрены инструменты по сверке интеграций «1С:УПП» — «1С:ERP».
- Монитор интеграции, который синхронизируется с Telegram
Каждый день в одно и то же время сотрудникам приходит сообщение о текущих ошибках, что существенно ускоряет реакцию ответственных и увеличивает вероятность их исправления.
- Сверка интеграции подокументно
Когда ошибки первого уровня устранены, нужно удостовериться, что данные в двух системах совпадают. Данный инструмент позволяет убедиться, что различий в документах из разных систем («1С:ERP» и «1С:УПП») не выявлено.
- Сверка отчета Оборотно-сальдовая ведомость между «1С:ERP» и «1С:УПП»
Данная сверка получает данные из «1С:УПП» в онлайн режиме и стыкует с данными «1С:ERP». Расхождения подсвечиваются, их можно легко проанализировать и устранить.
В момент запуска у клиента была потребность удостовериться, что учет в новой системе «1С:ERP» совпадает с учетом в старой системе «1С:УПП», причем не только по перечню документов (для этого есть инструмент «Сверка интеграции»), но и по оборотам и остаткам на счетах бухгалтерского учета. Речь идет о товарных счетах и НДС, так как учет производства и оформление реализаций остались в «1С:УПП».
- Отчеты для контроля и отслеживания ошибок «1С:ERP»
Например, отчет «Расхождения 90.03 и НДС Продажи», который помогает выявить расхождения между регистром бухгалтерии и оперативного учета.
6. Разработано 16 отчетов и аналитических инструментов. Наиболее ценные для бизнеса:
- Расчет точки безубыточности – план/факт по управленческому и план по бухгалтерскому учету
Реализована калькуляция себестоимости продаж как по плановым, так и по фактическим данным, основанная на плановых изменениях критериев сырья и производства продукции, себестоимости сырья.
Теперь план продаж рассчитывается с учетом вариативности показателей (плановая цена покупки молочного сырья, плановая жирность сырья, плановая жирность нормализованной смеси), и с учетом распределенных транспортных и коммерческих расходов. Это позволяет оперативно получать информацию из системы учета на основании плана и факта продаж и регистрировать цены номенклатуры по различным параметрам для дальнейшего учета, планирования и анализа финансовой деятельности предприятия.
Также автоматизировали процесс распределения коммерческих расходов, что существенно сократило время на подготовку данного отчета.
- Контроль исполнения планов и анализ продаж
Анализ выручки, себестоимость продаж и расходов (как плановых, так и фактических). Оперативное получение данных из системы учета на основании введенных учетных документов и планов, анализ отклонений фактических данных от плановых. Ранее отчетность собиралась вручную в Excel, в связи с чем период подготовки отчета был дольше, сложнее, и не был оперативным.
Кроме того, данный инструмент имеет расширенные возможности по учету показателей (например, новая жирность нормализованной смеси), и позволяет осуществлять поиск данных по себестоимости полуфабрикатов за периоды, выходящие за рамки периода отчета. Это позволило:
a. Получать более актуальные и корректные данные о себестоимости продукции в рамках отчета.
b. Получать более детальные плановые расценки исходя из более гибких настроек переменных параметров.