Каких результатов удалось достичь благодаря внедрению 1С:КА в ООО Мега-Мастер?

Компания ООО «Константа-ИТ» поделилась с Digital4food кейсом проекта автоматизации процессов регламентированного учёта, учета заработной платы и управления персоналом на «1C: Комплексная автоматизация», реализованном на предприятии ООО «Мега-Мастер». 

В перечне ИТ задач ООО «Мега-Мастер» была выделена потребность в обновлении информационной системы бухгалтерского и управленческого учёта. Раньше учет велся на платформе «1С: Управление производственным предприятием». Ввиду предстоящего прекращения ее поддержки, появилась необходимость внедрения альтернативного обновляемого решения. Для реализации данной задачи была выбрана платформа «1С: Комплексная автоматизация».

Старая система поддерживалась и непрерывно развивалась специалистами предприятия на протяжении 11 лет. За это время система, с одной стороны, была гибко подстроена под текущие бизнес-процессы (эти функции системы необходимо было сохранить), с другой, накопила существенный объем архаизмов (от них нужно было отказаться). 

В процессе разработки целевой модели учета были актуализированы потребности клиента, а также выявлен целый реестр доработок функционала новой системы (более 20 новых возможностей, отчетов и форм). В результате сейчас система включает в себя только те функции, которые действительно нужны.

Задачи проекта:

Перевести с имеющейся системы на платформу «1C: Комплексная автоматизация» процессы регламентированного учёта, учета заработной платы и управления персоналом в ООО «Мега-Мастер», ООО «ИМЭКС», ИП Тищенко в соответствии с целевой моделью регламентированного учета со следующими разделами: 

1. Учет ОС и НМА, 
2. Учет спецодежды, 
3. Учет ТМЦ на складах 
4. Учет закупок 
5. Учет продаж ГП и услуг 
6. Учет банковских и кассовых операций 
7. Учет подотчетников 
8. Учет путевых листов 
9. Учет производства 
10. Кадровый учет 
11. Расчет и учет заработной платы 
12. Закрытие периода 
13. Учет прямых и косвенных затрат 
14. Учет НДС 
15. Бухгалтерская отчетность и статистика

Ключевые особенности проекта:

1. Лидирование проекта функциональным заказчиком с опциональной поддержкой ИТ со стороны клиента

Объединение ролей функционального заказчика и руководителя проекта в одном человеке – не самая типичная для проектов автоматизации ситуация, потому что эти роли имеют разную специфику и несут самостоятельную ценность для проекта. 

Руководство данным проектом взял на себя главный бухгалтер предприятия, являясь также и первым заинтересованным в изменениях лицом. То есть выстраивание «пути победы» и организация работ происходили на основе действительно глубокого понимания желаемых результатов и нацеленности на них.

Такой подход удалось реализовать, учитывая, что проект был довольно локальный и до каждого участника можно было «дотянуться рукой». Но благодаря этому был обеспечен высокий уровень контроля исполнимости задач на стороне предприятия. Любые возникающие вопросы разрешались оперативно и не тормозили дальнейший ход проекта.

2. Обучение через самостоятельное тестирование функций системы специалистами на местах 

Обычно этап обучения включает себя проведение демопоказов работы с системой по учетным участкам, а также ответы на вопросы пользователей. Формат обучения, когда интегратор самостоятельно демонстрирует клиенту готовый функционал в лекционном формате, существенно затрудняет процесс запуска системы в работу в дальнейшем.

В данном случае в рамках подготовки к запуску команда Константы выдавала задания пользователям со стороны Заказчика касаемо того или иного функционала системы. Таким образом тестировался и прорабатывался каждый бизнес-процесс. Специалисты на местах должны были решить задачу и далее продемонстрировать способ решения. Если возникали вопросы, консультанты на них отвечали, и специалист уходил на доработку.

Благодаря этому к моменту запуска каждый сотрудник на стороне клиента был полностью готов к работе в новом формате.

Результаты проекта и эффекты от внедрения:

Внедрена современная флагманская информационная система бухгалтерского и управленческого учёта «1С: Комплексная автоматизация», которая поддерживается разработчиками головной компании «1С» (выпускаются новые релизы конфигурации для своевременных обновлений системы). Благодаря этому:

1. Произошло снижение времени по закрытию периода, по расчету заработной платы и формированию отчетности.
2. Сокращена стоимость поддержки ИТ-системы за счет снижения требований к уровню квалификации специалистов, на которых можно возложить решение этой задачи. Компетенции, которые необходимы для поддержки системы на платформе 1С:УПП, имеют только опытные специалисты, стоимость часа работы которых довольно высока. Современные решения имеют более широкое распространение среди ИТ-специалистов и знания для их поддержки не являются уникальными. Доработки внедренной системы реализованы путем добавления расширений, что снижает затраты на обновление информационной системы.
3. Управленческая отчетность по компании стала более информативной, в связи с более обширной функциональностью внедренной системы. Данные и ранее были консолидированы в единой системе, но функционал 1С:УПП имел ограниченные возможности по сравнению с современным флагманским решением «1С: Комплексная автоматизация». Например, был разработан отчет для анализа EBITDA (аналитического показателя, который равен объёму прибыли до вычета расходов по выплате процентов, налогов, износа и начисленной амортизации).

Также настроен обмен документами между двумя ИТ-системами путем интеграции, что позволило:

1. Сократить трудозатраты на обработку первичных документов по выпуску продукции и списанию сырья.
2. В режиме настоящего времени осуществлять контроль и управление остатками на складах.
3. Оперативно, на ежедневной основе оформлять движение ТМЦ по складам (от поступления, до выбытия), несмотря на территориальную удаленность производства от офиса.