Как программные роботы помогают пищевой отрасли: простые решения для сложных задач

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией PrimoRPA.

В пищевой отрасли многое зависит от скорости и точности. Продукция быстро портится, спрос меняется каждый день, а поставщики, магазины, рестораны и производства постоянно обмениваются данными и документами. Любая ошибка — это просрочка на полках, задержка поставок, списания, потери и штрафы.

Масштаб проблемы хорошо виден в отраслевой статистике. По данным Минприроды, в 2024 году в России было выброшено до 18 млн тонн пищевых продуктов — около 12% оборота продовольственного ритейла, что составляет 1,64 трлн рублей. По оценкам Агентства стратегических инициатив, до 30% этих потерь возникают не из-за качества продукции, а из-за организационных ошибок и человеческого фактора: сбои в логистике, неточный учёт, неправильные данные и несвоевременные операции на уровне магазина или склада.

RPA (Robotic Process Automation) помогает убрать эту рутину и передать её роботам — цифровым помощникам, которые повторяют действия человека в системах и делают всё строго по правилам. В этой статье директор по стратегическому развитию Primo RPA Алексей Николаев рассказывает, какие ежедневные проблемы в пищевой отрасли решают программные роботы и как именно они помогают компаниям экономить время, снижать потери и повышать качество обслуживания.

Управление запасами: остатки, заказы, движение товаров

Компаниям важно не только видеть остатки, но и соблюдать правила работы с партиями — ОСГ и принципы FIFO, FEFO, LIFO. Вручную это сложно: сотрудники сводят данные из ERP и складских отчётов, легко путают партии, задерживают заказы или заказывают лишнее.

Как помогает робот:

• собирает данные из учётных систем и сводит их в единый отчёт;
• проверяет движение товаров: приходы, перемещения, списания;
• контролирует точки повторного заказа и предлагает заказы на пополнение;
• сравнивает учётные остатки с фактическими и подсвечивает расхождения;
• отслеживает движение партий: откуда пришла и куда ушла каждая позиция.

Компания избегает дефицита и избыточных запасов, снижает потери и ошибки в учёте. Сотрудники видят актуальную картину по складу каждый день, а не раз в неделю после ручного пересчёта.

Контроль сроков годности и борьба с просрочкой

Просрочка часто возникает, когда нарушается FEFO — правило отпуска товаров с ближайшими сроками. Если сотрудники проверяют документы по партиям и срокам вручную, то легко могут пропустить позиции, которые уже должны уйти в первую очередь.

Робот берёт на себя:

• ежедневный анализ данных об остатках и сроках годности;
• сверку сроков с движением товаров;
• формирование списка позиций, у которых скоро заканчивается срок годности;
• проверку корректности оформления списаний и перемещений;
• отправку уведомлений ответственным магазинам, цехам или менеджерам.

«Мы понимаем, что просрочка — одна из главных болей отрасли. Программные роботы помогут компаниям заранее увидеть риск просрочки и успеть перераспределить товар, вовремя списать его или запустить акцию на скоропорт. Это снижает потери, уменьшает штрафы и помогает удерживать стабильное качество продукции», — рассказывает Алексей Николаев.

Производственный учёт: сменные отчёты, полуфабрикаты, готовая продукция

На производстве каждый день считают: сколько сделали продукции, что списали, какие ингредиенты использовали, сколько полуфабрикатов и готовой продукции выпущено в смену. Эти данные нужны бухгалтерии, технологам, закупкам и логистике.

Что делает цифровой помощник:

• собирает данные из производственных систем и сменных отчётов;
• проверяет корректность списаний ингредиентов и вспомогательных материалов;
• отслеживает движение полуфабрикатов и готовой продукции;
• сверяет фактическое производство с техкартами и автоматически формирует документы;
• контролирует корректность ОСГ по сырью, полуфабрикатам и выпуску продукции
• отправляет найденные расхождения ответственным подразделениям.

Производство получает точный учёт по итогам каждой смены, а не только в отчётный период. Это снижает потери сырья, делает процессы прозрачными от входящего сырья до отгрузки готовой продукции.

Работа с поставщиками: закупки, поставки и платежи

От стабильной работы поставщиков зависят магазины, рестораны и производство. Если данные по поставкам приходят с задержкой или оформлены с ошибками, страдает вся цепочка: от закупки до полки.

При ручной работе сотрудники проверяют счета, заказы, накладные и документы на перемещение по отдельности. Это может приводить к ошибкам, двойным оплатам и задержкам поставок.

Как помогает робот:

• сверяет счета с заказами и накладными, выявляет расхождения по ценам и количеству;
• проверяет движение товаров между складами и торговыми точками;
• оформляет внутренние перемещения;
• расставляет приоритеты поставок с учётом сроков годности, правил FEFO и текущих остатков;
• готовит документы на оплату и проводит их в учётной системе.

Компания уменьшает риск срывов поставок, дублирующих оплат и споров с поставщиками. Цепочка «закупка — склад — торговая точка — производство» работает предсказуемо и без лишней ручной работы.

«Один из наших клиентов — производитель молочной продукции. Компания работает в режиме, когда после оформления заказа есть всего несколько часов для отгрузки. Программные роботы помогают выдерживать этот темп: автоматически формируют документы, проверяют контрагентов, закрывают заказы, контролируют статусы доставки и своевременно напоминают о сроках годности. Это снижает риски брака и списаний, а команда экономит тысячи часов в год и помогает масштабировать операции без потери качества», — Алексей Николаев, директор по стратегическому развитию Primo RPA.

Финансовые операции: сверки, выручка, отчёты

Финансовый блок сильно перегружен. Ошибка здесь особенно болезненна: компания может недополучить выручку, неверно посчитать расходы или налоги.

Без робота команды вручную сводят выручку с агрегаторов, банков и касс, проверяют комиссию, НДС и условия договоров, ищут расхождения в таблицах и письмах. Бухгалтерия получает сотни отчётов от сервисов доставки и тратит на их обработку по нескольку дней.

Программный робот:

• собирает отчёты агрегаторов, банков, CRM и учётных систем;
• автоматически сверяет данные между собой;
• находит расхождения и передаёт их ответственному сотруднику;
• формирует финансовые отчёты для руководства и смежных подразделений.

Компания получает точные финансовые данные без задержек и ручной рутины. Это снижает риск недополученной выручки, помогает быстрее закрывать период и принимать управленческие решения на актуальных цифрах.

Обслуживание клиентов: обработка обращений и корректировка данных

В ритейле и общепите много обращений от клиентов: неверная цена, ошибка в заказе, проблема с возвратом, неточная информация на сайте. Без автоматизации сотрудники вручную ищут данные в разных системах, исправляют информацию и отвечают клиентам. Это долго и перегружает поддержку.

Какие процессы автоматизирует RPA:

• быстрый сбор данных по заказам, оплатам и товарам в учётных системах;
• обновление цены и карточки товаров в ERP или CMS;
• корректировка данных о наличии и доступности товаров;
• передача сложных или нестандартных случаев оператору с агрегированной информацией.

Компания отвечает клиентам быстрее, снижает количество ошибок на сайте и в заказах. Качество сервиса растёт без увеличения штата и переработок сотрудников поддержки.

Аналитика продаж и маркетинг: робот готовит отчёты и помогает команде

Команда маркетинга и продаж зависит от данных: что продаётся, а что нет, какие товары заканчиваются, какие каналы приносят выручку. Ручной сбор отчётов из десятков источников занимает часы и быстро устаревает.

RPA-ассистент берёт на себя задачи:

• сбор данных из CRM, ERP, POS-систем и таблиц;
• сведение их в единый отчёт по заданной структуре;
• обновление отчётов по расписанию;
• с помощью ИИ даёт базовые комментарии: рост или падение спроса, сезонные всплески, аномалии в продажах.

Команда получает актуальные цифры без ручной работы и быстрее видит тренды. Это позволяет вовремя запускать акции, управлять ассортиментом и точнее планировать закупки и производство.

Кейс применения RPA в Ленте

Сеть «Лента» использует платформу Primo RPA для ускорения работы, снижения ручных операций и минимизации ошибок, связанных с человеческим фактором. Один программный робот в среднем экономит 8—12 часов ручного труда ежедневно.

Сегодня роботы в «Ленте» автоматизируют задачи в HR, бухгалтерии, финансах, логистике, маркетинге и административных функциях. Они помогают контролировать обучение сотрудников, рассчитывать НДС по дегустациям, обрабатывать отчёты по ошибкам сканирования, работать с отпускными, лимитами касс, отчётами по FTE и другими операционными задачами. RPA берёт на себя работу в системах SAP, SharePoint, ITWebNet, Motivity и других корпоративных сервисах — от расчётов и отчётности до обновления данных и проверки документов.

Роботы уменьшают рутину и делают пищевую отрасль устойчивой

Пищевая отрасль живёт в условиях постоянного движения, каждый день проходят сотни операций. Чем больше данных и документов, тем выше риск ошибок и задержек.

Роботы берут на себя самые однообразные и утомительные задачи — проверку остатков, контроль сроков годности, оформление документов, сверку движений товара, обновление отчётов, работу с обращениями. Всё, что требует множества повторяющихся действий, выполняется быстро и безошибочно. 

RPA делает процессы понятнее и прозрачнее. Это простой инструмент, который уже сегодня помогает производителям, ритейлу и ресторанам избежать просрочки, поддерживать точность учёта и вовремя реагировать на проблемы.

Автоматизация освобождает людей от ручных операций и создаёт пространство для того, что действительно влияет на результат: качество продукции, работу с покупателями и развитие бизнеса.