Как «Лента» перестроила операционные процессы и сократила трудозатраты вдвое

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией Softline.

Откуда всё началось

Для крупного ритейлера вроде «Ленты» ежедневные проверки магазинов — один из самых трудоёмких процессов. Контроль стандартов, санитарии, выкладки, работы персонала — всё это требует постоянного внимания и множества согласований.

Проблема в том, что чем больше сеть, тем выше цена любой неэффективности. В условиях дефицита кадров рутинные задачи вроде отчётности и проверок начали отнимать у сотрудников всё больше времени. Вместо того чтобы заниматься качеством работы магазинов, люди тратили часы на заполнение таблиц, пересылку фото, переписку в мессенджерах.

Руководству стало очевидно: систему нужно перестраивать.

С какими вызовами столкнулись

• Разрозненность процессов. У каждого подразделения — свой формат отчётов, свои формы и сроки. Информация часто терялась или приходила с опозданием.
• Ручные операции. Проверки оформлялись вручную, результаты фиксировались в Excel, а постановка задач занимала часы.
• Нет единой картины. Руководители не видели общую динамику: где чаще возникают нарушения, какие магазины не справляются, какие решения реально работают.
• Рост трудозатрат. Каждая проверка, отчёт или корректировка требовали участия нескольких сотрудников.

Эти проблемы накапливались годами, превращая контроль качества в громоздкий, непрозрачный процесс.

Как искали решение

Компания начала проект по автоматизации операционной деятельности. Основная цель — освободить время сотрудников и сделать проверки прозрачными.

Было важно не просто внедрить очередное «приложение для отчётности», а выстроить систему, которая объединит процессы разных департаментов и станет инструментом повседневной работы.

Для этого «Лента» выбрала решение MD Audit — платформу, позволяющую проводить проверки, фиксировать результаты и отслеживать динамику выполнения задач в одном интерфейсе.

Как строили проект

Внедрение новой системы стало не просто техническим апгрейдом, а перестройкой привычных процессов и ролей. В «Ленте» сразу поняли: чтобы цифровой инструмент заработал, нужно начинать не с кнопок, а с людей.

Проект собрал более 13 департаментов, включая HR, операционный блок, клиентские сервисы и ИТ. Из них пять были определены как ключевые, отвечающие за основные операционные процессы. Для каждого подразделения назначили внутреннего драйвера изменений — человека, который понимал, зачем всё это нужно, и помогал внедрять систему в ежедневную работу коллег.

Подход к реализации выбрали итерационный — по принципам Agile. Команда не просто внедряла готовое решение, а проверяла гипотезы на реальных данных и постепенно оттачивала процессы. Этот формат позволил не дробить проект на отдельные куски под разные службы, а сразу выстраивать единую логику управления проверками и задачами для всей сети магазинов.

Проект длился около 12 месяцев и включал несколько этапов:

• Тендер и выбор решения — 3 месяца. Основной акцент сделали не на функциональности, а на возможности масштабирования и адаптации.
• Доработка и тестирование — 2 месяца. Система настраивалась под реальные сценарии сотрудников, а не под «идеальные» схемы.
• Опытно-промышленная эксплуатация — 2 месяца. Один из дивизионов стал тестовой площадкой, где собирали обратную связь от директоров магазинов, супервайзеров и линейного персонала.
• Тиражирование — 1 месяц. После успешного пилота решение быстро распространили на всю сеть.
• Финальные доработки и обучение — 4 месяца. На этом этапе акцент сместился на пользовательский опыт, обучение и поддержку.

Отдельное внимание уделили обратной связи. Команда проекта регулярно общалась с конечными пользователями — директорами, супервайзерами, специалистами на местах. Это позволило не просто адаптировать систему под бизнес, но и снять естественное сопротивление изменениям: сотрудники понимали, что их мнение влияет на итоговый результат.

Что изменилось

Качественные результаты

• Проверки и отчётность теперь проходят через единый интерфейс.
• Сотрудники получают список задач на день в мобильном приложении.
• Руководители видят актуальный статус выполнения и могут оперативно реагировать на просрочки.
• Вся аналитика по сети доступна в разрезе регионов и дивизионов.

Количественные результаты

• Формирование отчётности ускорилось в 10 раз — с 60 до 6 минут в день.
• Проверки центрального офиса стали проходить в два раза быстрее.
• Время на постановку задач после проверок сократилось почти вдвое.

Выполнение задач выросло с 80% до 99%.

Почему это важно

Проект показал: дело не в конкретном инструменте, а в системном подходе.
Когда компания выстраивает прозрачные процессы, автоматизация становится не самоцелью, а естественным шагом к эффективности.

Сегодня система MD Audit компании Softline работает во всех магазинах «Ленты» — более 700 точек, около 4000 активных пользователей. В дальнейшем охват планируют расширять.