Что не забыть при запуске партионного учета на молочном предприятии? Чек-лист подготовки

Долгое время молочная отрасль жила с ощущением: вот-вот введут поэкземплярный учёт. И эта перспектива вызывала много переживаний. Для кого-то задача выглядела просто очень сложной, а для некоторых – практически нерешаемой. При этом последние несколько месяцев шел эксперимент по партионному учёту на молочных предприятиях. Эксперимент завершился успешно. Итоговое постановление пока не подписано, но (по моему скромному мнению) все к этому идёт.

Можно ли выдохнуть?

Отчасти — да. Партионный учёт требует от предприятий куда меньше усилий, чем поэкземплярный. Однако, как любое новшество, он беспокоит и вызывает много вопросов у тех, кому в этом новом порядке работать.

На вебинаре 9 июня совместно с ЦРПТ мы разобрали нормативную базу. Вопросов из зала получили больше сотни. Ответы уже готовим и скоро опубликуем отдельным материалом.

Также на вебинаре затронули тему: чем при внедрении партионного учета может помочь автоматизация? Стартовые ситуации у предприятий — разные, но их можно условно разделить на три:

• Есть система оперативного учёта с прослеживаемостью по партиям 
• Есть система оперативного учёта, но нет прослеживаемости по партиям
• Учёт ведётся в Excel и тетрадках 

Разумеется, чтобы прийти к лёгкому и уверенному старту работы с «Честным знаком» в части партионного учёта, этим трём группам нужно пройти разный путь.

Если верхнеуровнево посмотреть на молочный рынок, можно отметить, что сегодня у большинства молочных предприятий среднего и крупного сегментов уже имеют систему оперативного учёта на производстве и складе. Это не может не радовать. Однако, полноценной прослеживаемостью по партиям обладают далеко не все. По моим оценкам – менее половины.

В этой статье мы взяли самую массовую ситуацию (система оперативного учёта есть, но прослеживаемости по партиям нет), и подготовили для тех, кто узнает в ней себя, шпаргалку: на предмет наличия чего обследовать свои системы учета, и что не забыть доработать при внедрении.

Что проверяем в текущих системах

Изменения в процессах, про которые большинство предприятий забывают при обследовании:

• ⏱  FEFO на складе

При наборке — только более ранняя партия. Без настройки WMS операторы будут продолжать брать «что ближе».

• 📄  Смешанная отгрузка

Несколько партий одного GTIN в одном УПД — поле «НомСредИдентТов» становится множественным. Проверьте поддержку в ЭДО-клиенте.

• 📦  Этикетка короба (GS1-128)

Номер партии (НП) должен быть в штрихкоде короба. Согласуйте формат этикетки с покупателями заблаговременно.

Что дорабатываем в текущих системах

Если предыдущие три пункта у кого-то уже есть, то следующих трех нет ни у кого, потому что такое понятие как «номер партии для Честного знака», вводится впервые. Без этого партионный учет тоже заработает, но могут возникать ошибки (которые наверняка вам не нужны), поэтому рекомендуем учесть:

• ↩  Возвраты и УКД

При возврате — НП восстанавливается из исходного УПД. УКД оформляется с тем же НП. Процесс возвратов необходимо пересмотреть заранее.

• 🔄  Аннулирование НП

Если НП не был использован в течение 30 дней — он аннулируется. Настройте автоматическое уведомление ответственному.

• 🔗  Сверка НП: ЧЗ ↔ Меркурий

НП в отчёте о нанесении и в эВСД Меркурия должен быть идентичен. Разработайте сценарий действий при расхождении.

Чек-лист готовности к запуску

Мы, конечно, не пилоты, но тоже летать приходится. И у пилотов, которые готовятся к полету, мы позаимствовали практику самопроверки перед «взлетом» по чек-листам.

Я подготовил для вас небольшой чек-лист, по которому можно пройтись перед запуском партионного учета, чтобы быть уверенным: ваш полет пройдет успешно. Безусловно, к данному чек-листу могут быть добавлены ваши локальные «пожелания» и требования. С моего варианта можно начать и дополнить его при необходимости:

Нормативно-справочная информация (НСИ)

☐  GTIN заполнен по 100% номенклатуры в каждой системе 
☐  Реестр номеров партий настроен и интегрирован с ГИС «Честный знак» (TRUE API)
☐  Уникальность НП обеспечена в разрезе GTIN + дата + серийный номер
☐  Настроено автоаннулирование неиспользованных НП через 30 дней

Производство и маркировка

☐  Номер партии (НП) формируется накануне
☐  Оператор маркировки получает НП из системы — без ручного ввода
☐  Ветеринарный документ (эВСД) оформляется с тем же НП
☐  При смене GTIN или мойке оборудования создаётся новый НП

Сверка: Честный знак ↔ Меркурий

☐  НП в отчёте о нанесении = НП в эВСД Меркурия — протестировано
☐  Сценарий ошибки сверки описан и доведён до персонала
☐  Повторная подача эВСД при расхождении НП — процесс определён
☐  Тестовый ввод в оборот с проверкой сверки выполнен

Склад, этикетки, ЭДО и персонал

☐  WMS настроена на FEFO-отбор по номеру партии
☐  Этикетка короба (GS1-128) содержит номер партии (НП) в штрихкоде
☐  Согласование новых этикеток короба с покупателями произведено
☐  УПД с несколькими НП по одному GTIN протестирован в ЭДО

Партионный учёт — это не только требование законодательства

Мы понимаем, что все обязательное сперва кажется навязанным и вызывает отторжение на уровне рефлекса. Но если отбросить эмоции и копнуть чуть глубже, можно увидеть совсем иную картину. Что касается партионного учета, то это в первую очерель инструмент управления качеством и прослеживаемостью. А требования законодательства – это отличный толчок к старту к внедрению системы оперативного учета или ее оптимизации в части прослеживаемости по партиям.

На доработку и тестирование системы нужно в среднем 4–5 месяцев. Начинайте подготовку уже сейчас. Если нужна помощь – обращайтесь. Как минимум – проконсультируем и поможем словом. Как максимум – станем надежным партнером в части развития вашего ИТ ландшафта.

Автор – Владислав Кузнецов, аналитик 1С, эксперт по автоматизации оперативного учета и интеграциям с ГИС, «Константа»