Как подготовить склад к работе с «Честным знаком»

На практике мы часто видим одну и ту же картину: компании начинают готовиться к новому формату работы только после подписания официального постановления (за 5-6 месяцев до дедлайна). То есть, когда «жаренным» уже запахло. И тут выясняется, что склад не автоматизирован, оборудование не интегрировано с учётной системой, а процессы приёмки и отгрузки не выдерживают требований маркировки. И начинается гонка на выживание. Нервная, финансово затратная и порой травматичная для бизнеса.

А может быть стоит как-то заранее подготовиться? Требования-то понятны. И то, что рано или поздно у всей пищевки они вступят в силу – тоже факт.

Данный материал – чек-лист готовности склада к работе с маркированной продукцией в системе «Честный знак». Разберём его по блокам: от приёмки до отгрузки:

• Что должно быть обеспечено– требование к складу
• Как это выглядит на практике
• Что для этого нужно– организационно, технически, интеграционно.

1. Приёмка продукции на склад

Склад должен получать от производства или поставщика готовые данные об агрегатах – сформированных паллетах, коробах и вложенных в них марках.

Как это выглядит на практике

Для производственной компании: при приемке товара с производства сканируется штрих-код паллеты, и из системы на склад подтягивается информация: на данной паллете 80 ящиков, в каждом по 12 бутылок с конкретными марками. Паллета сагрегирована, вложимость известна.

Для торговой компании: приходит входящая электронная УПД. В ней – только верхнеуровневые агрегаты (паллеты или коробки). Полную вложимость склад должен принять и проверить сам.

Что для этого нужно

• Организационно:обеспечить, чтобы вся продукция, входящая на склад, была промаркирована кодами.
• Технически:интеграция между оборудованием (печать, считывание, агрегация) и учётной системой (как минимум), либо сразу складской системой.
• Интеграционно:синхронизация складской системы с данными ЭДО, стыковка складской системы с данными «Честного знака» – агрегат из УПД сопоставляется с вложимостью.

2. Входной контроль: обязательная перепроверка

На приёмке склад должен отсканировать и перепроверить соответствие фактического товара данным УПД и «Честного знака».

Как это выглядит на практике

Сотрудник сканирует марки и сопоставляет: совпадает ли содержимое паллеты с тем, что заявлено. Бывает, что паллеты с другим содержанием, а внутри коробки содержимое отличается от заявленного. Это реже, но проверять нужно.

Разница в источниках проверки:

• Перекуппроверяет: соответствие кода и вложимости + введённость в оборот (через «Честный знак»).
• Производительпроверяет: только соответствие кода и вложимости (в «Честный знак» данные ещё не отправлены — агрегация отправляется после приёмки).

Что для этого нужно

• Организационно: регламент входного контроля, ответственность сотрудника.
• Технически: ТСД или терминал с авторизацией, интеграция с «Честным знаком» и ЭДО.
• Интеграционно: функция сверки данных УПД и «Честного знака» с фактическим оприходованием.

3. Хранение и внутреннее товародвижение

Склад должен видеть остатки в режиме реального времени и в разрезе марок: не просто 10 паллет на складе, а где они лежат и какие именно марки в них.

Как это выглядит на практике

По конкретной марке можно отследить: куда она зашла, через какие ячейки проходила, через какие руки. При излишке или недостаче на отгрузке – разбор по конкретному ящику и марке.

Что для этого нужно

• Организационно:детализированный учёт до марки – опционален с точки зрения требований «Честного знака», но сильно помогает разбирать инциденты.
• Технически:WMS-система, ТСД, адресное хранение.
• Интеграционно:связка складской системы с «Честным знаком» для проверки введённости в оборот.

4. Переагрегация

При отгрузке крупным сетевым клиентам склад должен уметь пересобирать агрегаты и отправлять данные об этом в «Честный знак».

Как это выглядит на практике

Если отгружаем ящиками в мелкую розницу – переагрегация не нужна. Если формируем сборный паллет для X5 или «Магнита» – 100% требуется переагрегация, иначе товар не примут.

Что для этого нужно

• Организационно:понимание, каким клиентам требуется агрегация.
• Технически:оборудование для перемаркировки, WMS-система.
• Интеграционно:отправка кодов при переагрегации в «Честный знак» – либо из WMS, либо из корпоративной системы. Передача групповых агрегатов в корпоративную систему для последующей отправки клиенту.

4. Отгрузка: сборные машины и поточечная развозка

При отгрузке сборными машинами на несколько торговых точек склад должен исключить пересорт: каждый ящик должен ехать на свою точку.

Как это выглядит на практике

В кузове машины 20 ящиков одного товара, каждый – для своей точки. Два решения:

• Человекочитаемая маркировка– печатаем этикетку с указанием точки назначения и клеим на каждый короб.
• Терминал у водителя– приложение на смартфоне или ТСД, где водитель сканирует марку при выгрузке конкретной точке.

Что для этого нужно

• Организационно:регламент отгрузки по точкам.
• Технически:принтер этикеток или терминал сбора данных у водителя.
• Интеграционно:привязка конкретного кода к конкретной отгрузке в момент погрузки.

5. Отгрузка: передача данных в «Честный знак»

Склад должен обеспечить передачу данных об отгрузке в корпоративную систему и далее в «Честный знак» через электронные УПД.

Как это выглядит на практике

Приход приходит в корпоративную систему, выгружается в WMS, склад принимает, делает отгрузку, отправляет данные обратно в корпоративную систему, корпоративная система отправляет УПД и агрегацию в «Честный знак».

У разных клиентов бывает по-разному: кто-то работает через корпоративную систему, кто-то – напрямую из WMS (при справочном учёте).

Что для этого нужно

• Организационно:понимание, какая система является мастер-системой для «Честного знака».
• Технически:связка WMS с контуром ЭДО.
• Интеграционно:отправка кодов при переагрегации в «Честный знак» – из WMS или корпоративной системы; передача групповых агрегатов в корпоративную систему.

Сколько закладывать времени на реализацию проекта?

Автоматизация склада в условиях маркировки – это не просто «поставить ТСД и сканировать». Это сквозная интеграция с производством, ЭДО и «Честным знаком», детализированный учёт до марки (там, где это оправдано), переагрегация под требования сетей, работа со сборными отгрузками и, главное, сокращение человеческого фактора, который остаётся источником большинства ошибок, штрафов и «неприятностей с клиентами».

На то, чтобы привести склад к состоянию, пригодному для внедрения поэкземплярного учета, разным предприятиям нужно разное количество времени.

Приведем пример:

• Склад – до 3 000 кв. м
• Сотрудников в смену – до 20
• SKU – до 500
• Исходящих строк в сутки – до 2 000

Для такого предприятия с учётом согласований и оплат реальный срок – 4–5 месяцев. Но не забывайте, что партионный учет касается не только склада, но и производства, а это плюс ещё 5-6 месяцев, (и это если все пойдет по плану – без сбоев в поставках оборудования и прочих интересностей). Готовы ли вы будете реализовывать эти проекты в параллель, когда до дедлайна будет всего полгода? А основную работу работать когда? Можете не отвечать – просто задумайтесь)

Ну а чтобы вам было проще ориентироваться в процессе подготовки, ключевые моменты всего вышесказанного мы завернули для вас в чек лист-шпаргалку. Скачивайте, чтобы ничего не забыть.

➡️ Скачать чек лист подготовки склада к работе с «Честным знаком»