5 аргументов в пользу современной BI-платформы

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, Visiology.

Использование продвинутой аналитики позволяет качественно улучшить бизнес-процессы, избежать издержек и получить больше прибыли. Как это происходит, и в чем плюсы BI, рассказывает Алексей Никитин, Генеральный директор компании Visiology, разработчика самой востребованной российской BI-платформы*

*по версии рейтинга TAdviser за 2023 год

Пищевая промышленность и розничная торговля – это сферы, в которых постоянно появляется огромное количество данных. Мы получаем цифровые следы от каждого производственного дня, можем анализировать, были ли проблемы и задержки при изготовлении продуктов, хорошо ли прошла их доставка и так далее. Мы можем узнать предпочтения наших покупателей по городам или по времени года, с учетом города, района или социального статуса. Возможности для аналитики и поиска оптимальной бизнес-стратегии практически безграничны, но для их раскрытия необходимо опираться на готовые инструменты – то есть нужна корпоративная BI-платформа.

Преимущество реального перехода на практики BI заключается в том, что в компании меняется сама концепция работы с данными, настраиваются процессы автоматического сбора информации из различных источников, формируется централизованное хранилище, а специалисты начинают изучать данные, используя удобные инструменты самообслуживания. Полноценный переход на корпоративные практики BI – действительно многогранный и непростой процесс. Однако количество активных проектов в сфере BI продолжает расти, потому что отдача от BI оказывается очень ценной для бизнеса. 

Пользователи, которые реализовали полноценный аналитический контур отмечают пять ключевых преимуществ работы с BI.

1. Скорость принятия решений. 

В современном, постоянно меняющемся мире, наличие BI позволяет моментально реагировать на происходящие изменения и принимать управленческие решения на основе данных. Например, если какие-то товары вовремя не поступили на склад, руководитель сразу же получает эту информацию на своих дашбордах. Для критических компонентов, необходимых для изготовления продукции, обычно настраиваются уведомления, которые рассылаются ответственным лицам в случае отклонения каких-либо параметров от нормы. Таким образом можно максимально быстро принять важное решение и избежать финансовых потерь.

2. Качество данных. 

Когда происходит централизованный сбор данных с размещением в централизованном хранилище, у специалистов аналитического отдела появляется возможность проверить их достоверность и повысить качество хранимой информации. Поэтому внедрение BI уже на первых этапах приводит к очистке и перепроверке всех имеющихся архивов, а также помогает поддерживать достоверность информации на высоком уровне, выявляя ошибки или подтасовки практически в реальном времени.

3. Эффективность процессов. 

Вместе с BI-платформой все регламентные отчеты готовятся на порядок быстрее. На нашей практике были случаи, когда вместо целого дня подготовки отделом специалистов, общие отчеты отдела стали появляться уже через два часа после запроса. При этом современные инструменты позволяют выбрать любую удобную форму отчетности и настроить автоматическую рассылку. Так, Visiology Dashboards позволяет как просматривать отчеты на аналитическом портале (то есть «по ссылке»), так и рассылать уже форматированные отчеты в PDF на электронную почту заинтересованных лиц.

4. Безопасность и конфиденциальность. 

Существует мнение, что сбор аналитических данных приводит к нарушению правил конфиденциальности. И это действительно так, если вы работаете с файлами Excel, к которым практически каждый может получить доступ. Наиболее развитые BI-платформы позволяют наложить корпоративные политики ограничения доступа на предоставляемые отчеты. Так, например, в Visiology реализован механизм RLS (Row Level Security), который определяет для каждого пользователя доступ к разным категориям данных и показывает в качестве отчета или визуализации только то, что сотрудник должен видеть. Таким образом, дашборд с отчетом по продажам для менеджера филиала будет выглядеть иначе, чем тот же дашборд для руководителя всей компании.

5. Комфорт для сотрудников. 

Внедрение BI-платформы как и любого нового инструмента, может встретить сопротивление со стороны пользователей. Но в основном это происходит в тех случаях, когда сотрудникам просто неудобно работать с новой системой. Такое бывает, когда внедряется не слишком адаптированное ПО с открытым исходным кодом, которое предназначено скорее для ИТ-специалистов, чем для сотрудников бизнес-юнитов. В корпоративных BI-решениях, напротив, имеются понятные курсы обучения, разработаны спринты для знакомства и семинары. К тому же для тех, кто привык готовить свой отчет в Excel предусмотрена загрузка файла (механизм ViLoader) в том формате, в котором сотрудники привыкли его делать. Благодаря всему этому работа с платформой происходит комфортно.

Оценить преимущества BI

Несмотря на то, что полноценный переход на практики управления на основе данных во всей компании может быть длительным, оценить преимущества BI-платформы можно буквально за несколько недель. Для этого можно воспользоваться демо-стендом и посмотреть, какие возможности дает платформа для анализа и визуализации ваших данных.

После того, как вы убедились сами и смогли аргументировать преимущества новой практики руководству, можно запустить пилотный проект в одном из департаментов, чтобы получить первые ощутимые результаты. Обычно прозрачная отчетность, выявленные «узкие места», экономия времени ключевых сотрудников и появившиеся возможности исследования данных становятся достаточными аргументами для дальнейшего развития практик BI в компании.