Система — всему голова: как выстроить работу с дебиторкой и кредиторкой, чтобы деньги не утекали
Когда денег не хватает, проще всего взять кредит. Но часто оказывается, что нужная сумма уже есть в компании — просто заморожена в просроченной дебиторке, в лишних запасах на складе, в платежах поставщикам, отправленных раньше срока. Эти деньги не видны в отчёте о прибыли, но именно из-за них бизнес идёт за заёмными средствами. Хорошая новость: правила, которые возвращают эти деньги в оборот, можно один раз настроить, дальше их будет контролировать система, а не человек.
Опытом поделились: Марина Гусева, эксперт по корпоративным финансам “Константа”, и Евгений Соловьёв, независимый эксперт в области управления дебиторской задолженностью и финансами предприятий.
Сначала правила, потом автоматизация
Сперва следует навести порядок в процессах, затем закрепить его в системе.
- Дебиторка:
У процесса должны быть ответственные, а должников стоит делить на зоны (зелёная / жёлтая / красная) и разбирать просрочку минимум раз в две недели. И одну из главных ролей здесь играет скорость:
“Чтобы убежать от медведя, не обязательно бежать быстрее медведя. Главное — бежать быстрее своих товарищей. Когда возникла просрочка, наша задача — оказаться быстрее других контрагентов.”
Евгений Соловьёв, независимый эксперт в области управления дебиторской задолженностью и финансами предприятий.
- Кредиторка:
“Здесь задача выдержать баланс — не платить раньше срока, не попасть на штрафы, и сохранить долгосрочное партнёрство.”
Марина Гусева, эксперт по корпоративным финансам “Константа”.
Для этого стоит осознанно определить тип кредитной политики (работаем на чужих деньгах или на своих), закрепить правила по срокам и санкциям в типовых договорах и контролировать сроки оплаты по каждому документу.
А вот дальше без автоматизации возможны сложности
Регламент на бумаге легко нарушить или забыть. Когда клиентов и договоров десятки, сотни или тысячи, удержать всё это в ручном режиме невозможно. Автоматизация превращает регламент в процесс, который контролирует себя сам: ставит задачи, следит за сроками, шлёт уведомления, блокирует операции, которые могут сыграть против вас, и показывает цифры в реальном времени. Это и есть способ убрать зависимость от человеческого фактора.
Что стоит автоматизировать в работе с дебиторкой:
☐ Аналитика по договорам: кто куратор долга, к какой статье он относится, категория риска клиента — чтобы всё это было видно в отчётности.
☐ Отчётность по срокам задолженности (до 20 дней, 20–50 и т.д.), в пищёвке — ещё и с привязкой к срокам годности продукции.
☐ Сам регламент как бизнес-процесс: система хранит ветвление действий, шаблоны писем и претензий, сама ставит задачи и контролирует сроки.
☐ Разноска поступлений по накладным: реестры платежей от сетей (Excel, PDF) загружаются и автоматически сопоставляются с отгрузками.
☐ Стоп-отгрузка при превышении лимита долга — жёсткая блокировка или мягкая подсветка.
Что стоит автоматизировать в работе с кредиторкой:
☐ Контроль графиков оплат по договорам — в том числе до появления накладной или акта, по заранее оговорённым условиям.
☐ Механизм автозаявок на платежи: система сама формирует заявку в нужную дату — а не «кто вспомнил» или «кто громче попросил».
☐ Автоматический зачёт авансов по договорам или по конкретным документам — для более точных цифр долга.
☐ Подсветка суммы долга в момент создания заявки на оплату — чтобы решение об оплате принималось осознанно.
Большинство этих задач закрывается на базе 1С и систем документооборота — частью штатным функционалом, частью небольшими доработками под конкретное предприятие.
“Понятные правила, мотивация в соответствии с ними, обучение людей и автоматизация, которая не позволит вам “случайно” нарушить заданные вами же правила. Выстроить систему один раз выгоднее, чем каждый месяц терять деньги на ручных ошибках и просрочках”.
Марина Гусева, эксперт по корпоративным финансам “Константа”
И помните!
За контролем дебиторки и кредиторки легко упустить общую картину. Важно регулярно мониторить ключевые метрики — соотношение долга к прибыли, соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, ликвидность. Есть немало примеров, когда крупные и с виду надёжные бизнесы становились банкротами именно потому, что упускали этот контроль.
