Полная автоматизация производства кваса: прослеживаемость и точная себестоимость
Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией E4.
О заказчике
«Роданика» — производитель традиционного кваса и натуральных напитков: лимонадов, морсов и других. Компания ориентируется на средний ценовой сегмент и принципиально не использует консерванты и химические добавки.
— Производственные процессы регулярно совершенствуются с учетом сезонных колебаний спроса. Это помогает поддерживать стабильное качество и быстро реагировать на потребности рынка. Продукция отмечается на всероссийских выставках.
— В среднем за сутки выпускается 100 тонн готовой продукции.
Предпосылки
Компания «Роданика» столкнулась с критическими проблемами, ограничивающими ее рост и эффективность.
- Полный хаос в данных. Учет велся в Excel-табличках, бумажных журналах и базах. Не было единой картины: данные со склада сырья, производства и склада готовой продукции не совпадали, постоянно возникали ошибки и несоответствия. Был беспорядок, поэтому найти истину или отследить партию было невероятно сложно.
- Нет себестоимости в моменте. Расчет себестоимости отставал от реальности на дни и недели. Из-за разрозненности данных было невозможно точно установить объем сырья, использованного для конкретной партии кваса, что приводило к искажению показателей рентабельности и затрудняло процесс ценообразования.
- Отсутствие прослеживаемости. Отследить путь партии сырья от приемки до бутылки кваса или найти причину брака по конкретной партии готовой продукции было сложной и долгой задачей.
- Потеря времени и ресурсов. Значительные усилия тратились на ручной ввод данных, поиск исчезнувших остатков и выяснение причин расхождений и ошибок.
Выбор подрядчика
В поисках решения «Роданика» рассматривала нескольких подрядчиков и основывалась на следующих критериях:
- Отраслевая экспертность — пищевая промышленность как приоритет. Для заказчика было важно работать с партнером, который хорошо понимает особенности их отрасли. Они искали специалистов, разбирающихся в специфике пищевых предприятий, что позволило бы говорить об их проблемах и потребностях на одном языке.
- Единая система. Важным было получить комплексное решение для создания единого информационного пространства — от сырья до отгрузки. Это помогло навести порядок в данных и обеспечить прозрачность процессов.
- Фокус на ключевых задачах. Предложение было ориентировано именно на решение проблем, волновавших «Роданику»: устранение хаоса в данных, прослеживаемость партий и точный расчет себестоимости на основе фактического расхода сырья.
Цели и задачи
Главная цель проекта: создать прозрачную, автоматизированную систему управления производством, обеспечивающую сквозную прослеживаемость и точный расчет материально-сырьевой себестоимости.
Первичные задачи автоматизации:
- Организовать партионный учет по всей производственной цепочке с определенной степенью детализации на одной производственной площадке.
- Организовать контроль потерь и брака на производстве и складах.
- Организовать фактический учет остатков по всей производственной цепочке.
Проект решили реализовывать постепенно, в несколько вех: склад сырья, производственная площадка по производству кваса, склад готовой продукции и расчет материально-сырьевой себестоимости.
Также были определены ключевые метрики успеха:
- Сокращение времени расчета материально-сырьевой себестоимости партии с дней/часов до минут.
- Сокращение ошибок ручного ввода данных и инвентаризационных расхождений на 90% и более.
- Сокращение времени на формирование оперативных складских и производственных отчетов на 70% и более.
Подготовка к внедрению
Для успешной реализации проекта была сформирована объединенная рабочая группа, включающая специалистов подрядчика, а также представителей заказчика — «Роданики»: руководителя проекта, ключевых пользователей из каждого подразделения, ИТ-специалистов.
Совместно с ИТ-отделом и ключевыми пользователями — начальниками смен, технологами, кладовщиками и экономистами — был проведен детальный анализ всех процессов на складах и производственных участках, а также в системе складского хозяйства.В ходе этого анализа были выявлены узкие места и точки потерь, что позволило точно определить приоритетные направления и задачи для автоматизации.
ИТ-отдел заказчика играл важнейшую роль с первых этапов проекта. Специалисты этого отдела стали основными инициаторами изменений внутри компании, тщательно изучили бизнес-процессы и предоставили важную информацию о текущей инфраструктуре и требованиях. Это позволило команде проекта более точно определить направления дальнейшей работы и выбрать оптимальные решения.
Результаты
Процесс внедрения системы осуществлялся поэтапно и был разделен на ключевые вехи, каждая из которых позволила автоматизировать важные участки производства и складского учета.
Первая веха касалась склада сырья. В рамках этого этапа были автоматизированы основные операции:
— Приемка и маркировка сырья и материалов от поставщика, что обеспечило точный учет поступлений и повысило прозрачность логистики.
— Перемещение сырья и материалов по заявкам на производство, что позволило оптимизировать внутренние потоки и снизить ошибки.
— Хранение и инвентаризация, благодаря чему был достигнут точный контроль остатков и своевременное выявление недостач.
— Контроль материалов при наборке замеса, что повысило точность рецептур и снизило потери.
— Учет брожения, позволяющий отслеживать стадии производства, повысить прослеживаемость.
— Учет розлива с групповой маркировкой, что упростило отслеживание партий и повысило прослеживаемость продукции.
Эта автоматизация позволила повысить контроль качества на каждом этапе производства, снизить ручной труд и обеспечить более точное планирование.
Третья веха касалась оперативного учета готовой продукции:
— Приемка готовой продукции с производства для точного учета выпуска.
— Планирование наборки готовой продукции под заказ, что обеспечило своевременное выполнение заказов и оптимизацию остатков.
— Фактическая наборка через терминал сбора данных — автоматизация процесса комплектации для повышения скорости и точности.
— Фиксация отгрузки, что дало возможность отслеживать движение товаров и своевременно формировать отчетность.
Финальной вехой стал расчет материально-сырьевой себестоимости. В рамках этого этапа был реализован механизм получения расчетных данных по плановой, нормативной и фактической себестоимости в режиме реального времени. Это позволило предприятию иметь актуальную информацию о себестоимости продукции сразу после завершения смены, что значительно повысило управляемость затратами.
Дополнительно была реализована интеграция с текущей информационной системой заказчика («1С:УНФ»), что позволило обеспечить обмен данными между системами: автоматическую передачу данных о закупках, остатках, отгрузке и производственных операциях.
Это значительно повысило точность учета, снизило дублирование данных и ускорило обработку информации, а также обеспечило единое информационное пространство для всех подразделений предприятия.
Каждая веха проекта состояла из нескольких этапов, включая обучение пользователей:
— Проведены теоретические занятия для ознакомления с функционалом системы.
— Разработаны инструкции и руководства пользователя для самостоятельного освоения системы.
Это позволило минимизировать сопротивление изменениям, ускорить адаптацию персонала к новым процессам и обеспечить эффективное использование всех возможностей системы.
Заключительными этапами в каждой вехе были тестовый и промышленный запуски.
На тестовом этапе система была запущена в ограниченном режиме для проверки корректности работы всех модулей, выявления возможных ошибок и их устранения.
После успешного завершения тестирования был проведен промышленный запуск — полномасштабное использование системы в реальных условиях производства.
Такой подход позволил обеспечить стабильную работу системы без перебоев, а также дать возможность сотрудникам привыкнуть к новым процессам без риска нарушения текущих операций.
Что получили в итоге
Достигнутые результаты:
- Внедрена система полной прослеживаемости. Теперь для любой бутылки кваса можно точно определить, из какой партии сырья (солода, сахара и других компонентов) и в какое время она была произведена. Аналогично по партии сырья легко определить, для изготовления какого готового продукта она была использована.
- Автоматизирован расчет материально-сырьевой себестоимости. Себестоимость каждой партии кваса рассчитывается автоматически на основе фактически израсходованного сырья по актуальным ценам. Расчет осуществляется мгновенно — сразу после закрытия смены.
Конкретные метрики успеха
Время. Время расчета себестоимости каждой партии сократилось с дней до нескольких минут, а время формирования ключевых отчетов по складам и производству уменьшилось на 70%, что значительно ускорило принятие управленческих решений.
Точность. Ошибки ручного ввода данных практически полностью устранены, что повысило надежность учета.
Финансовый эффект. Снизились трудозатраты на учетные операции на 80%, повысилась оборачиваемость складских остатков благодаря улучшенному управлению запасами.
Роль ИТ-отдела
В рамках проекта ИТ-отдел заказчика сыграл важную роль в успешном внедрении и эксплуатации системы. Они обеспечили стабильную инфраструктуру, включая серверы и рабочие места, что позволило системе работать без сбоев и обеспечить бесперебойный доступ к данным. Оперативное решение технических вопросов способствовало минимизации простоев и ускорению процессов.
На этапе настройки ИТ-специалисты активно участвовали в адаптации системы под нужды производства, быстро уточняя и дорабатывая бизнес-процессы. После внедрения они стали первой линией поддержки пользователей, что повысило уровень владения системой.
Благодаря профессиональной работе ИТ-отделапредприятие получило автоматизацию процессов, точное отслеживание сырья и продукции, а также возможность рассчитывать материально-сырьевую себестоимость с высокой точностью. Это повысило эффективность управления затратами и обеспечило прозрачность данных для стратегических решений.
Основные уроки проекта
Партнерство — ключ к успеху. Слаженная работа, открытость и взаимное доверие между ИТ-специалистами «Роданики» и командой Е4 стали главными драйверами успешной реализации сложного проекта.
Важность вовлечения пользователей.Раннее и активное вовлечение ключевых пользователей (не только ИТ-специалистов) со стороны заказчика в анализ, настройку и тестирование обеспечило высокую степень принятия системы и соответствие реальным процессам.
Поэтапный и гибкий подход. Постепенное внедрение и адаптация системы снизили риски и повысили эффективность.
Проект автоматизации производства кваса для компании «Роданики» стал ярким примером того, как слаженная работа ИТ-отдела и команды интегратора «Е4» может преобразить сложный производственный процесс в современную, прозрачную и управляемую систему.
С самого начала проект ставил перед собой амбициозные цели: обеспечить полную прослеживаемость производственного цикла, добиться высокой точности в расчёте себестоимости и минимизировать ручной труд за счёт автоматизации ключевых операций учёта. Благодаря тесному взаимодействию всех участников — от постановки задач до финального тестирования и запуска в эксплуатацию — удалось выстроить систему, которая охватывает весь цикл: от поступления сырья до отгрузки готовой продукции.
ИТ-отдел компании «Роданики» сыграл ключевую роль в сборе и формализации требований, координации внедрения и интеграции новых решений с уже действующими бизнес-процессами и системами. Специалисты «Е4», в свою очередь, обеспечили профессиональное проектирование, настройку и адаптацию системы под специфические требования пищевого производства.
В результате предприятие получило не просто цифровую надстройку, а полноценный инструмент управления производством, позволяющий видеть реальную картину происходящего, быстро реагировать на отклонения и принимать управленческие решения на основе актуальных и достоверных данных. Это стало важным шагом к устойчивому росту и укреплению позиций бренда «Роданики» на рынке натуральных напитков.
