Почему финансовые директора доверяют цифрам, которые мешают бизнесу развиваться

Самая опасная управленческая отчётность — та, которая красива, логична и внушает доверие, но построена на упрощениях, уничтожающих маржинальность. Пока вы доверяете не реальности, а привычной картинке формирования себестоимости, бизнес уже теряет прибыль. Не потому, что данные неточные, а потому что сама логика расчета себестоимости неверна.

В статье разберем четыре скрытые когнитивные ловушки, которые превращают управленческий учет в источник самообмана.

Отчётность врёт не из-за ошибок в цифрах, а из-за принятой логики расчета

Предположим, с точностью входных данных у вас все в порядке, и ваша система (не важно, 1С это, SAP или просто Excel) – работает как часы. И даже этот набор факторов – не гарант достоверности ваших отчетов. Проблема может крыться в алгоритме распределения затрат. Бывает, что методика расчета не пересматривается годами – как 10-15 лет назад утвердили, так и считают. Если у вас это так, то с большой вероятностью вы принимаете управленческие решения на основе искаженных данные, то есть пребываете в иллюзии контроля.

Никто не спорит, что изначально логика была верна и работала на благо бизнесу. Но время идет – процессы меняются. Например, относительно момента, когда закладывалась логика расчета, у нас появились новые возможности, но мы почему-то ими не пользуемся. Пример: в какой-то момент у вас появилась MES система, а мы продолжаем считать экономику по нормативам. То есть, у нас есть реальные точные данные, а мы просто не берем в расчет.

Хороший повод «перетряхнуть» алгоритмы и понять, то ли и так ли мы считаем – подготовка к автоматизации тех или иных процессов или смена программного продукта. Но даже если ничего подобного вы не планируете, возьмите себе за правило периодический анализ алгоритмов расчета показателей, на основе которых вы управляете бизнесом. Раз в несколько лет или хотя бы при существенных изменениях в оперативных процессах не поленитесь сверить логику работы системы с текущей логикой работы предприятия. Без этого «упражнения» вы рано или поздно начнете принимать неверные решения, опираясь на красивую, но оторванную от реальности картинку.

Стандартизация удобна, но она стирает разницу между продуктами

Применение единых правил ко всем бизнес-единицам даёт сопоставимую и гладкую отчётность. Однако цена этого — потеря понимания, какой продукт действительно приносит прибыль, а какой — нет. Например:

• На мясокомбинате есть участок разделки (где затраты логично распределять по килограммам веса) и цех по производству сырокопченых колбас (где актуально время, проведенное в коптильном аппарате/ энергозатраты). 
• При распределении затрат на амортизацию нужно понимать, как мы компенсируем ее маржинальностью отдельных продуктов. Некоторые предприятия пытаются «раскидать» отдельные косвенные затраты на разные продукты по единым правилам (чаще всего по объему выпуска). В итоге на килограмм сыра и на бутылку молока падает одинаковый рубль.

Единые стандарты убивают экономику. Для каждого направления (животноводство, переработка, склад), а также для разных продуктов нужно задавать свои правила распределения затрат. Если ваша система и, в первую очередь, оперативный процесс этого не позволяет – вы систематически получаете ошибочные данные по всем своим продуктам. В таком случае отсутствие распределения даст вам большую информативность об экономике производства ваших продуктов, чем его наличие.

Красивый отчет ≠ достоверный отчет

Таблицы с цифрами до копеек создают ощущение надежности. Но математическая точность не отменяет методологических ошибок. Если отчет не порождает вопросов – это не повод для спокойствия, а сигнал проверить методику и адекватность источников данных.

Например:

• Отчет показывает убыточность того или иного продуктового сегмента, но при этом у вас нет возможности «провалиться» до конкретной позиции (увидеть, что новинки прибыльны, а старые продукты тянут вниз, или наоборот). 
• Данные взяты из бухгалтерского учета, который заточен на минимизацию налогов, а не на эффективное управление бизнесом.
• Отчёт собран «сверху вниз»: общие цифры получены из достоверных источников, но без детализации, значимой для отчета, и распределяются по каким-то условным правилам. Соответственно, причинно-следственные связи в таком отчете проследить не получится.

Отчёт, которому можно верить, строится «снизу вверх» и позволяет развернуть любую цифру до первичной аналитики. Если у вас нет возможности получить расшифровку, вы рискуете зарубить потенциальную прибыль или, наоборот, масштабировать производство убыточных продуктов.

Наибольшие искажения возникают при распределении косвенных затрат

Способы распределения пропорционально выручке, фонду оплаты труда, площади или времени работы оборудования выглядят логичными. Однако, эта логичность – ложная, и именно она мешает заметить проблему. На деле такие методы системно искажают себестоимость и ведут к неверным решениям по ассортименту и ценообразованию.

Например:

• Вы автоматизировали/ роботизировали свое производство. То есть раньше критерием оценки выступала трудоемкость, а теперь это энергоемкость. Но вы продолжаете распределять затраты по зарплате, хотя правильнее считать киловатты, газ и прочие энергетические показатели.
• Вы выпускаете копченую и вареную колбасу. Оборудование для производства копченой колбасы более энергозатратное, чем для вареной. Соответственно, считать энергозатраты на варку нужно по мощности оборудования, а не по килограммам выпущенной продукции. При этом пример: копченая колбаса требует более длительной выдержки, чем вареная. Соответственно, затраты на хранение нужно считать по дням. Распределять складские затраты, опять же, пропорционально килограммам – ошибка (не такая уж и редкая на предприятиях).

Использование неправильной базы (например, килограммы там, где нужны часы или мегаватты) системно искажает ваши представления о маржинальности.

Пока себестоимость воспринимается как факт, пересмотреть методику сложно

Когда цифра попадает в отчёт и начинает использоваться для управленческих решений, она закрепляется в сознании как объективная реальность. Пересмотреть подход становится психологически трудно. Однако именно это необходимо сделать, чтобы перестать воспроизводить ошибочные решения.

Мы перечислили точки, где управленческая отчётность начинает системно искажать реальность. Ключевая из них — расчёт себестоимости. На онлайн-встрече 9 июня на реальных примерах покажем, как неверная логика распределения затрат приводит к потерям и что позволяет этого избежать.

Поможем вам:

• понять, в каком именно месте ваша отчётность врёт системно, а не случайно,
• Научиться отличать стандартизированную точность от действительно значимых данных.

До встречи онлайн!