Кейс ТС «Магнолия»: как добиться 100%-го исполнения задач и сократить ошибки мерчандайзинга в 10 раз

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией MD Audit (ГК Softline)

Торговая сеть «Магнолия» сотрудничает с MD Audit с 2019 года, последовательно цифровизируя процессы контроля качества. В начале 2024 года ритейлер масштабировал использование платформы MD Audit, внедрив инструмент «Фотоотчеты». Это решение позволило существенно оптимизировать работу отдела мерчандайзинга и обеспечить прозрачность полевых процессов.

О заказчике

«Магнолия» — сеть супермаркетов формата «у дома», сочетающая ассортимент любимых брендов с продукцией собственного производства (кулинария, кондитерские изделия). Особенность бизнес-модели — акцент на натуральности (short shelf life) и омниканальность (собственное мобильное приложение и доставка).

Бизнес-проблематика: ограничения ручного контроля

До внедрения цифрового инструмента процесс сбора фотоотчетов строился по классической, но неэффективной схеме: постановка задач через мессенджеры/почту, ручная съемка и сортировка фото сотрудниками, отправка архивов и последующая ручная сверка руководителем.

Анализ показал критические недостатки такого подхода:

1. Непрозрачность и риск потери задач: В потоке сообщений мессенджеров поручения терялись, отсутствовала информация о статусе прочтения и времени начала работ.
2. Высокие трудозатраты: В крупных магазинах подготовка отчета (сортировка сотен фото, верстка презентаций) могла занимать до целого рабочего дня сотрудника.
3. Человеческий фактор и фрод: Высокий риск ошибок при ручной обработке данных, а также возможность подтасовки результатов (использование старых фото или снимков из других локаций).
4. Сложность верификации: Руководители тратили значительное время на разбор массивов фото и сравнение их с эталонными планограммами.

Решение: Цифровой контур MD Audit

Для решения этих задач ТС «Магнолия» перевела процессы на платформу MD Audit с модулем «Фотоотчеты». Это позволило автоматизировать весь цикл работы с визуальными данными.

1. Централизованная постановка задач
   Руководитель или категорийный менеджер создает задачу в MD Audit, прикрепляя эталонные фотографии и планограммы. Исполнители мгновенно получают пуш-уведомления. Система позволяет назначать наблюдателей и устанавливать жесткие дедлайны.

2. Защита данных и автоматизация исполнения
   Съемка производится непосредственно через мобильное приложение MD Audit.

• Anti-fraud: Загрузка готовых фото из галереи телефона заблокирована — исполнитель обязан сделать снимок в моменте.
• Автопроцессинг: Система сама сортирует файлы по зонам магазина и автоматически выгружает их в облачное хранилище. Мерчандайзер не тратит время на оформление отчета.

3. Единая среда проверки
   Проверка происходит внутри экосистемы: фото магазина и эталон выводятся на один экран. Руководитель может использовать встроенный в систему графический редактор для выделения нарушений и оставлять комментарии. При исправлении задачи реализован режим сравнения «было / стало».

Дополнительные возможности:

• Видеоконтроль: Для сложных зон, где статики недостаточно, внедрена загрузка видеоотчетов.
• Интеграция с чек-листами: Возможность не просто принять работу, но и оценить качество исполнения (например, оформление промо) в баллах для KPI.
• Сквозная аналитика: Модуль статистики позволяет выявлять системные ошибки, отслеживать динамику претензий и рейтинговать «проблемные» зоны.

Результаты внедрения в ТС «Магнолия»

В торговой сети инструмент используется для тотального контроля выкладки и проверки размещения товаров после утверждения изменений в планограммах. Для оперативного реагирования к процессам в качестве наблюдателей подключены категорийные менеджеры.

Показатели эффективности за 6 месяцев:

• 1 рабочий день — максимальный срок исправления ошибок выкладки (время реакции сократилось до минимума).
• 100% исполнение — количество просроченных или невыполненных задач снизилось до нуля.
• В 10 раз сократилось количество претензий к качеству фотоотчетов и самих работ.

Внедрение платформы MD Audit позволило ТС «Магнолия» исключить рутину из работы полевого персонала и обеспечить топ-менеджменту достоверную картину состояния полок во всей сети.