Кейс проекта автоматизации процессов регламентированного учёта двенадцати юридических лиц группы компаний в единой системе на базе «1C:ERP»

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией Константа.

Заказчик: ОАО «Агрофирма «Птицефабрика Сеймовская»

Исполнитель: ООО «Константа ИТ»

Агрофирма «Птицефабрика Сеймовская» лидер в производстве куриных яиц в Приволжском федеральном округе. Группа компаний состоит из 12 компаний. На протяжении последних 10 лет регламентированный и управленческий учет осуществлялся в различных информационных системах: одиннадцать юридических лиц в «1С: Управление производственным предприятием 8» и одна компания в «1С:Бухгалтерия предприятия 8». Также у этих 12 компаний применяются различные схемы налогового учета: УСНО (упрощенная система налогообложения) и ОСНО (общая система налогообложения) и были разные правила ведения нормативно-справочной информации.

Как следствие, накопились проблемы:

1. Значительные сложности в сборе данных для формирования отчетов и анализа по контрагентам по всем юр. лицам. Каждая компания вела НСИ внутри справочника в отдельных папках, что приводило к дублированию, и в разных форматах, что приводило к трудоемкости их сведения воедино. 
2. Значительные трудозатраты по причине ручного распределения расходов при расчете себестоимости на нижестоящие подразделения или подразделения по отбору в «1С:УПП 8».
3. Сложности с учетом ГСМ и распределения расходов автотранспорта, так как учет осуществлялся в отдельной системе.
4. Отсутствие возможности распределения расходов с учетом кормодней.
5. Отсутствие учета по головам по задачам птицеводства и животноводства.

В 2022 году руководством было принято решение о смене платформы информационной системы в части регламентированного учета, так как поддержка старой платформы в ближайшей перспективе планировалась к прекращению. Также со стороны бизнеса от финансового директора поступил запрос на развитие функционала блока казначейства. Сложности старого формата работы казначейства заключались в неупорядоченности и отсутствии прозрачности процессов. Например, отсутствие платежного календаря, системы согласования платежей и контроля лимитов. В качестве дополнительных ожиданий к новой информационной системе обозначалась возможность максимальной автоматизации ранее ручных процессов, в частности, действующая интеграция из «1С:Розницы 8» в «1С:УПП 8» предполагала ручные корректировки после загрузки документов.

Цели проекта:

Обеспечить предприятию следующие возможности:

1. Обновляемость ИТ системы
2. Формирование сводной отчетности по всем компаниям в единой системе
3. Регулярные автоматизированные интеграции с блоком «1С:Розница 8» и «1С:ЗУП 8» без внесения ручных корректировок в документы
4. Прозрачный налоговый учет по компаниям на ОСНО с учетом имеющихся льгот у данных компаний
5. Техническая возможность развития процессов казначейства и бюджетирования в будущем

Для достижения целей было решено перевести процессы регламентированного (бухгалтерского и налогового) и управленческого учета всех двенадцати юридических лиц на платформу «1C:ERP». 

В ходе выбора конфигурации также рассматривался вариант использования модуля «Птицеводство» для «1C:ERP 8».  В целях сокращения затрат на внедрение и дальнейшее сопровождение было принято решение об использовании типового функционала с необходимыми доработками для оперативного учета птицеводства и животноводства.

Целевая модель учета предполагала автоматизацию следующих разделов: 

• Бухгалтерский учет
• Банк и касса
• Закрытие месяца
• Нематериальные активы
• Основные средства
• Производственные операции
• Расчеты с контрагентами
• Регламентированная отчетность
• Товарно-материальные ценности
• Торговые операции
• Учет в обособленных подразделениях
• Налоговый учет
• Учет услуг и РБП
• Распределение расходов 

Особенности одновременного перевода двенадцати юридических лиц на новую платформу:

1. Унификация НСИ как фундамент перехода на новую систему учета

Параллельно техническим этапам проекта был разработан единый формат ведения НСИ по всем организациям, что позволило исключить дубли при переносе остатков и справочников. 

2. Реализация возможности управления настройками учетной политики по налоговому учету

Старая система не давала возможность разным юридическим лицам выбирать в рамках единых настроек по налогу на прибыль пересекающиеся условия. В рамках проекта была реализована возможность пересечения особенностей налогового учета в компаниях в одной базе. Таким образом, с единой настройкой по налогу на прибыль в федеральный бюджет программа позволяла начислять и налог в отдельных юридических лицах, и проводить освобождение от него в других юридических лицах.

3. Вариативность исполнения одних и тех же бизнес-процессов для разных компаний

В требованиях к системе было заявлено несколько бизнес-процессов, учет операций по которым в разных юридических лицах заказчика велся по-разному. Было решено не приводить их к единому алгоритму. Были произведены доработки функционала информационной системы, позволяющие обеспечить индивидуальные особенности каждого предприятия по учету операций таких бизнес-процессов. Например, распределение затрат по автотранспортным услугам отрабатывает под особенности учета по каждой организации.

Результаты проекта:

Внедрена современная система регламентированного и управленческого учёта «1С:ERP», которая поддерживается разработчиками головной компании «1С» (выпускаются новые релизы конфигурации для своевременных обновлений системы). Благодаря этому:

• Осуществляется учет ведения ГСМ и автотранспорта в единой системе бухгалтерского учета
• Производятся автоматические, регулярные, оперативные интеграции между системами «1С: ЗУП» и «1С:Розница»
• Автоматически формируется бухгалтерская и налоговая отчетность
• Осуществляется распределение производственных расходов с учетом кормодней
• Формируется финансовая отчетность для руководства ГК

Уникальность и инновационность проекта:

1. С помощью минимальных доработок типового функционала «1С:ERP» (учет кормодней, учет по головам и группам животных) реализован специфичный отраслевой учет (птицеводство, кормопроизводство и животноводство), что позволило сэкономить денежные средства на приобретение и внедрение дополнительного отраслевого ПО.
2. Реализовали распределение коммерческих, общехозяйственных расходов по номенклатурным группам, не изменяя типовой функционал закрытия месяца. Это позволило экономистам в отчетах по финансовому результату более корректно анализировать данные расходы (не скопом, а по категориям).
3. Внедрена дополнительная единица измерения по задачам птицеводства и животноводства — возможность учета по головам. Это позволило анализировать движение по стаду не только по весу, но и поголовно. Таким образом появилась дополнительная метрика для анализа эффективности производства. 

Эффекты от внедрения:

1. Значительное ускорение формирования налоговой отчетности ответственными сотрудниками.
2. Сокращение объема ручных корректировок и правок в документах после интеграции в «1С:ERP» данных из блоков Розница и Производство.
3. Повышение прозрачности расчета себестоимости с использованием возможностей статей расходов и правил распределения. Конкретную затрату можно отразить на конкретное подразделение или готовую продукцию, что повышает детализацию экономического анализа и позволяет управлять себестоимостью.
4. Получение технической возможности развития процессов казначейства и бюджетирования в будущем на базе внедренной информационной системы.