Какие функции ИТ системы нужны для решения задач бюджетирования?

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией Константа.
Автор: Кристина Никитаева, старший бизнес-аналитик 1С компании «Константа».
В последнее время довольно актуальна тематика автоматизации функции бюджетирования на предприятиях. Связано это с тем, что многие уже решили задачи учета хотя бы на гигиеническом уровне, и логичным продолжением развития системы являются задачи планирования.
Как и в любой другой функциональной области, перед тем как делать проект, стоит вопрос о выборе продукта для его реализации. Однозначного ответа на данный вопрос дать невозможно. Мы, как и всегда, настаиваем, что надо выбирать продукт, отталкиваясь от границ стоящих перед предприятием задач, а не просто брать распиаренное решение/решение, которое хорошо подошло соседнему предприятию. В этом случае велик риск, что какой-то его функционал придется сильно дорабатывать, а какой-то останется невостребованным (а деньги вы за него заплатите).
Сегодня мы не будем разбирать и сравнивать конкретные ПО. Мы вообще про марки и бренды софта говорить не будем. Зато определимся, каким критериям должно удовлетворять решение в зависимости от вашей потребности. Сделаем это на примере трех кейсов. В каждом из них – своя ситуация на старте, свои задачи и, соответственно, разные рекомендации по требованиям к софту, который поможет вам их решить. Чтобы вы могли увидеть себя. Чтобы, понимая свою ситуацию, вы могли прийти к внедренцу любого продукта и уточнить: удовлетворяет ли их продукт вашим критериям или нет? Какие нюансы требуется доработать в данном продукте непосредственно для вас?
Кейс 1
Предприятие осуществляет бюджетирование с помощью простых инструментов Excel, создавая мастер-бюджеты, такие как бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет денежных средств (БДДС). Прогнозный баланс остается вне поля зрения. Планирование осуществляется вручную, основываясь на фактических данных и статистическом анализе, что дает большую погрешность в планировании и занимает длительное время. Фактическая информация есть в учетной системе и выгружается в Excel и, соответственно, основная отчетность, включая сопоставление плана и факта, формируется вручную.
Задачи:
- Повысить скорость и качество бюджетного процесса (планирования, отчетности, в т.ч. план-фактного анализа)
- Плановые и фактические данные в одной системе
- Планирование показателей в аналитиках учетной системы
- Реализовать функционал по сбору Прогнозного баланса
Рекомендации по решению:
- Наличие твердого регламента бюджетирования (структура бюджета и процессов)
- Ввод плановых данных в системе, возможно на основании данных оперативного планирования (настройка бюджетной модели с формами бюджетов для ввода плановых данных)
- Настройка зависимостей между связанными показателями различных бюджетов (Автоматический сбор мастер-бюджетов по заложенным алгоритмам)
- Связь с оперативным учетом
Кейс 2
Предприятие осуществляет полноценное бюджетирование, включая функциональные и операционные бюджеты в своей системе. Мастер-бюджеты собираются автоматически, однако данные для планирования обрабатываются отдельно и вносятся вручную, отсутствует автоматизированный расчет взаимосвязанных статей бюджета. В таких условиях существует потребность в получении оперативной отчетности. Отклонения между планом и фактом превышают 20%, что для данного предприятия не приемлемо. По регламенту бюджеты утверждаются ГД, но данный процесс не автоматизирован, и ответственный сотрудник ПЭО вручную администрирует процесс сбора и утверждения бюджетной модели.
Задачи:
- Повысить точность планирования
- Сократить трудозатраты по заполнению и утверждению бюджетов
- Связать операционные планы (планирование запасов: план продаж, план производства, план закупок и т.д.) с бюджетированием
- Автоматизировать процесс сбора бюджетной модели
Рекомендации по решению:
- Наличие твердого регламента бюджетирования (структура бюджета и процессов)
- Наличие функционала для автоматизации функционального планирования (планы продаж, производства, закупок)
- Возможность настройки связи с функциональным планированием (планы продаж, производства, закупок)
- Автоматизированный бюджетный процесс, с возможностью отслеживания
- Возможность получать оперативные данные о фактических данных в течении отчетного периода
Кейс 3
Группа компаний/холдинг осуществляет комплексное бюджетирование, следуя единому стандарту. Каждое предприятие ведёт учёт в своей системе, но не каждая система может собирать данные под стандарты всего холдинга, поэтому часто прибегают к Excel. Экономический отдел самого холдинга вынужден собирать консолидированную отчётность из разных систем с трудно сопоставимыми данными, учитывая при этом элиминацию по ВГО. В процессе своей деятельности возможны сценарии приобретения и реализации новых направлений бизнеса, что увеличивает нагрузку на централизованную систему холдинга по сбору информации.
Задачи:
- Интеграция данных в 1 систему
- Сократить трудозатраты централизованного финансового отдела
- Сократить время сбора консолидированной отчетности
- Повысить качество собираемой информации для принятия управленческой отчетности
- Возможность быстрого подключения нового бизнеса в систему финансового управления
Рекомендации по решению:
- Наличие гибких интеграционных инструментов, для настройки передачи и сбора информации с различных систем первичного учета в единую систему бюджетирования
- Наличие инструментов элиминации, для автоматизированного сбора консолидированной отчетности
- Легкость корректировки бюджетной модели (бюджетного процесса и видов бюджетов) для добавления/исключения направлений бизнеса
- Наличие интерактивных дашбордов и графиков для руководства
Какие ПО подходят под рекомендации каждого кейса?
Об этом мы рассказали на вебинаре «Автоматизация бюджетирования – какие варианты решений есть?» Посмотреть запись можно по ссылке. Если у вас появились вопросы или вы хотите получить бесплатную консультацию по подбору софта для решения своей задачи, (подчеркну: не по рекламе конкретного ПО, а по подбору оптимального), оставляйте заявку на сайте Константы.