Как выстроить эффективное операционное управление в ресторанном бизнесе?

Материал подготовлен совместно с партнером комьюнити Digital4food, компанией «Оптимакрос».

Ресторанный бизнес – одна из наиболее динамичных и конкурентных отраслей в мире. Однако, несмотря на рост, отрасль сталкивается с серьезными вызовами: согласно исследованию Университета штата Огайо около 60% новых ресторанов закрываются в течение первого года работы, а 80% – в течение пяти лет.

В этих условиях эффективное операционное управление становится ключевым фактором выживания и процветания ресторанного бизнеса. Владельцы ресторанов в постоянном поиске способов оптимизировать операционную деятельность, снизить издержки и повысить качество обслуживания клиентов. Основные потребности собственников ресторанного бизнеса включают:

• Оптимизацию операционных процессов для повышения эффективности;
• Контроль и снижение издержек;
• Повышение качества обслуживания клиентов;
• Эффективное управление персоналом и его производительностью;
• Анализ продаж и управление ассортиментом;
• Эффективное управление запасами и закупками;
• Быстрое принятие обоснованных управленческих решений.

Основные проблемы и потребности ресторанного бизнеса

Операционное управление в ресторанном бизнесе сопряжено со множеством сложностей, которые могут существенно влиять на прибыльность и устойчивость предприятия. Рестораны — это сложные системы, где кухня, зал, доставка и склад должны работать как единый механизм. Однако часто эти подразделения функционируют разрозненно, что приводит к задержкам, ошибкам и низкой эффективности.

1. Трудности в прогнозировании спроса и планировании закупок.

Рестораторы постоянно балансируют между риском нехватки продуктов и избыточными закупками, ведущими к потерям. Сезонность, праздники, погодные условия и другие факторы могут значительно влиять на спрос, делая точное прогнозирование крайне сложным. Ошибки в планировании могут привести к нехватке популярных блюд или порче излишков продуктов.

2. Неэффективное использование рабочего времени персонала.

Оптимальное распределение рабочих смен с учетом пиковых часов загрузки ресторана — сложная задача. Избыток персонала в «тихие» часы или его нехватка в часы пик негативно влияют на прибыльность и качество обслуживания. Кроме того, высокая текучесть кадров в отрасли требует постоянного обучения новых сотрудников, что отнимает время и ресурсы.

3. Отсутствие инструментов для быстрого анализа финансовых показателей.

Многие рестораны все еще полагаются на ручной ввод данных и базовые таблицы для финансового анализа. Это не только трудоемко, но и увеличивает риск ошибок. Отсутствие актуальной финансовой информации затрудняет принятие своевременных управленческих решений, что может привести к упущенным возможностям или финансовым проблемам.

4. Сложности в оценке эффективности меню и отдельных блюд.

Без детального анализа продаж и себестоимости каждого блюда сложно определить, какие позиции меню действительно прибыльны, а какие стоит исключить. Рестораторы часто полагаются на интуицию, а не на данные, что может привести к сохранению неэффективных позиций в меню или удалению потенциально прибыльных блюд.

5. Недостаточная автоматизация процессов.

Многие операции в ресторанах все еще выполняются вручную, что приводит к ошибкам, потерям времени и ресурсов. Например, ручной учет запасов может привести к неточностям в инвентаризации, а отсутствие автоматизированной системы заказов — к ошибкам при передаче заказов на кухню.

Эти проблемы взаимосвязаны и могут создавать эффект домино, когда неэффективность в одной области приводит к проблемам в других. Например, неточное прогнозирование спроса может привести к нехватке продуктов, что в свою очередь влияет на качество обслуживания клиентов и, в конечном итоге, на репутацию и прибыльность ресторана.

Как решить?

Решение этих проблем требует комплексного подхода, объединяющего технологические решения, эффективные управленческие практики и постоянный анализ данных. Именно здесь на помощь приходят современные платформы управления рестораном, которые предлагают интегрированные решения для большинства описанных проблем. Пример — CPM/EPM платформа Optimacros, которая предоставляет широкий функционал для повышения эффективности работы заведений общественного питания.

Екатерина Андронова, Проектный менеджер ГК «Оптимакрос»: 

«Мы провели анализ наиболее широко используемого ресторанного программного обеспечения и пришли к заключению, что для качественного планирования при масштабировании бизнеса этого ПО недостаточно. Платформа Optimacros может предложить ресторанным сетям большой набор инструментов для повышения эффективности деятельности. Прогнозировать спрос и планировать продажи можно на основе исторических данных о продажах  с учетом сезонности и трафика, а значит более точно формировать заказы. Сценарный анализ помогает правильно распоряжаться ресурсами, в том числе и фондом оплаты труда. Широкие возможности визуализации позволяют быстро делать выводы об эффективности принятых решений. 

Мы не стремимся заменить ресторанное ПО, но совершенно точно можем предоставить новый функционал сразу в нескольких областях бизнеса: планирование и бюджетирование, управление цепочками поставок, управление персоналом и другие».

1. Интеграция данных: система интегрируется с ресторанным ПО, что позволяет оперативно получать и анализировать данные из различных источников.

2. Управление запасами и закупками: на платформе доступны инструменты для оптимизации и планирования закупок, учитывающие факторы сезонности, праздников и специальных мероприятий.

3. Анализ меню: расширенный ABC-анализ ассортимента блюд с возможностью настройки критериев оценки.

4. Управление персоналом: система предоставляет набор инструментов для организации работы персонала, включая составление графиков, подсчет KPI и ФОТ, анализ производительности.

5. Финансовая аналитика — инструменты для планирования выручки, сравнения плана с фактом, анализа расходов по статьям.

6. Оптимизация доставки: на платформе Optimacros реализована возможность оценки выгодности тарифов различных агрегаторов доставки.

7. Анализ клиентской базы — RFM-анализ для сегментирования клиентов и разработки мероприятий по повышению лояльности.

8. Сценарный анализ — возможность моделирования различных сценариев для оценки их влияния на бизнес.

Пример такого решения можно увидеть в демонстрационной модели «Операционная модель ресторана», реализованной на платформе Optimacros. Эта модель наглядно показывает, как современные технологии могут помочь в решении операционных задач ресторанного бизнеса, предоставляя комплексный набор инструментов для принятия оптимальных управленческих решений.